Organisatorische Säulen der Programmarbeit

Übersicht

Um jedem Teilnehmer die versprochene Qualität der Erfahrung garantieren zu können, steht die Programmarbeit auf sechs organisatorischen Säulen.

1. Programmanbieter und Anbieterstellen setzen das Programm überwacht durch den Trägerverein ein. Hierzu müssen sie sich aktiv in das nationale Informations- und Kommunikationssystem einbinden.

2. Das Programm ist für seinen Erfolg auf eine offizielle und kontinuierlich zu vertiefende und zu erweiternde Verzahnung mit dem Grundauftrag und Portfolio der Organisation angewiesen. Schlüsselergebnis ist das Programmarbeitsteam – Kopf, Herz und Hand der Programmarbeit.

3. Für den Programmteil Expeditionen gibt es in nur selten ein Angebot, das die Teilnehmer direkt als Basis ihrer Aktivität nutzen können. Die benötigte Infrastruktur muss deshalb in Kooperation mit dem Umfeld selbst aufgebaut und stetig weiterentwickelt werden.

4. Mitarbeiter und Ressourcen der Organisation allein reichen allein nicht aus. Ein breites Angebot an Aktivitäten, ein hohes Ansehen und eine gesunde finanzielle Basis erfordern eine immer bessere Einbettung in das Gemeinwesen.

5. Das Programm kann als „einsame Insel“ auf Dauer nur schwer gedeihen. Die Entwicklung von „Stützen in der Umgebung“ ist mit der konsequenten Einbettung in das Gemeinwesen bereits angelegt.

6. Teilnahmeprozess und Programmarbeit müssen fortlaufend und umfassend dokumentiert werden. Schwerpunkt ist die Pflege eines „Backups“ der Teilnehmerleistungen als Teil der umfassenden Anbieter-Dokumentation.

Planen, Umsetzen, Bewerten und Verbessern einer Programmarbeit, die auf diesen Säulen ruht, geschieht mit Hilfe des im EFQM-Modell 2010 dargestellten Managementsystems. Dieses wird in den Handbuch-Kapiteln zur Programmentwicklung im Detail dargestellt.

Einbinden in das Infosystem

Das Einbinden in das Informations- und Kommunikationssystem des deutschen Programms setzt voraus, dass das Lizenzsystem und insbesondere die im Grundlagenband beschriebene grundsätzliche Arbeitsteilung zwischen Lizenzgeber (Trägerverein) und Lizenznehmer (Programmanbieter) verstanden ist. Die Aufgaben des Trägervereins sind in der Vereinssatzung im Detail beschrieben, die der Programmanbieter in den „Kriterien für Programmanbieter“ der Lizenzordnung.

Die Bereitstellung des Informations- und Kommunikationssystem gehört zu den Grundaufgaben des Trägervereins. Seine wichtigsten Elemente sind:

1. in Richtung der Programmarbeit das breit gefächerte Hilfsangebot einschließlich dem Koordinationsbüro;

2. in Richtung des Trägervereins das ebenso umfassende „Feedback-System“ zur Programmarbeit.

Die umfassenden Hilfen zur Programmarbeit sind im Haandbuch-Kapitel „System der Programmarbeit“ im Detail beschrieben. Hier kommt es darauf an, dieses Angebot auch über die Mindestvorgaben der Lizenzordnung hinaus zu nutzen – es zahlt sich aus!

Feedback-Vorgaben

Die Delegation der Verantwortung für die Arbeit mit den Teilnehmern an die Programmanbieter erfordert im Gegenzug ein stetiges und umfassendes Feedback an den Trägerverein, der dieses auswertet und über seine Kanäle der Allgemeinheit zur Verfügung stellt. „Dauerinstrument“ ist das Intranet einschließlich der Online-Verwaltung; „Feedback-Höhepunkte“ sind die Vor-Ort-Beratungen. Es werden nur Informationen abgefragt, die auch für die Programmarbeit und -entwicklung vor Ort wichtig sind.

Die form- und fristgerechte Erfüllung der folgenden Mindestvorgaben ist deshalb wichtiger Teil der „Kriterien für Programmanbieter“:

1. regelmäßiger Kontakt mit dem Trägerverein;

2. stetige Datenpflege in der Online-Verwaltung;

3. Voranfrage zu Aktivitäten, die nicht in der Auswahlliste des Programmteils enthalten sind;

4. Anmelden von Unternehmungen in Wildnisgebieten, im Ausland sowie von Expeditionsveranstaltungen;

5. Vorlage des Jahresberichts zum 15. Januar des Folgejahres;

6. Vorlage der vorgeschriebenen Nachweise bei der Bestellung von Abzeichen und Urkunden;

7. Anzeige von wichtigen Veränderungen in der Organisation, von Änderungen in der Programmleitung und von jedem ernsthaften Unfall;

8. Zusenden von Belegexemplaren aller Publikationen und Presseartikel zur Programmarbeit;

9. Vorbereiten der Vor-Ort-Besuche.

Programmanbieter mit Gold-Lizenz müssen zusätzlich sicherstellen:

1. Registrierung der Teilnehmer;

2. vor dem Beginn von Aktivitäten, die bei der Registrierung noch nicht mitgeteilt wurden, deren Nachmeldung;

3. Benutzung des Elektronischen Begleithefts zur Dokumentation der Betätigung in den Programmteilen;

4. die Anmeldung von Generalproben und Expeditionen;

5. die Vorlage der für die Bestätigung des erfolgreichen Abschlusses durch den Trägerverein benötigten Einzelnachweise;

6. die Anmeldung zur Gold-Verleihung.

Zum Feedback insgesamt sowie zu den meisten Einzelpunkten finden sich Anleitungen in der Leitermappe.

Verzahnen mit dem Grundauftrag

Organisationen nutzen das Programm, weil es dazu beitragen soll, ihren Grundauftrag noch besser zu erfüllen. Die Bereitstellung der nötigen Mittel lässt sich nur rechtfertigen, wenn es dazu beiträgt, eine noch bessere Gruppe, ein noch besseres Heim oder eine noch bessere Schule zu werden. Dies ist nur möglich, wenn die Organisation ihrerseits über eine Mindestaffinität zum Programm und deshalb auch einen Kern an Möglichkeiten für Aktivitäten in den Programmteilen verfügt. Die möglichst enge Verzahnung mit dem Grundauftrag und dem Portfolio der Organisation ist die wichtigste Säule der Programmarbeit.

Erster Verzahnungsschritt, „Verfassung“ der Programmarbeit und Grundlage für deren Delegation an ein Arbeitsteam ist der mit einer Zielvereinbarung getätigte Einführungsbeschluss. Aber nicht nur Strategie, Leitung und Mitarbeiter werden „verzahnt“ – auch Partnerschaften und Ressourcen, Produkte und Dienstleistungen. Erst über diese Vereinnahmung wird das Programm auch zu etwas Fassbarem und Eigenem. An den Medien zum Programm ist dies auf de ersten Blick zu erkennen: sie sind im Design der Organisation gehalten.

Aber wie gut auch immer das Programm zur Organisation passen mag: es wird auf jeden Fall zusätzlicher Aufwand anfallen. Erfreulicherweise gilt auch hier: „Je mehr man gibt, desto mehr bekommt man auch zurück“. Je wichtiger eine Organisation das Programm nimmt und je mehr sie sich dafür öffnet, desto größere Wirkung kann es entfalten.

Verzahnung heißt insbesondere, dass sich die Leitung der Organisation hinter das Programm stellt. In den ersten Phasen der Einführung ist es sehr hilfreich, wenn sie direkt in der Programmleitung vertreten ist. Auf jeden Fall muss sie das Programm sehr gut kennen und es muss ein „Jour fixe“ für den Austausch geben. Auch die Gesamtorganisation muss regelmäßig über die Programmarbeit informiert werden. Ein einfaches, regelmäßig aktualisiertes „Schwarzes Brett“ hilft hierbei schon viel, aber in bestimmten Abständen oder zu bestimmten Anlässen ist bei Gremiensitzungen auch mündlich zu informieren. Neue Mitarbeiter sollten immer direkt angesprochen, informiert und zur Mitarbeit sowie zu Lehrgängen eingeladen werden.

Die Angebote der Einrichtung werden hinsichtlich ihrer Zuordnung zum Programm und den Programmteilen klassifiziert. Der Programmteil Expeditionen lässt meist nur bei den Pfadfindern als Ganzes mit der Tagesarbeit verzahnen. Aber auch hier gibt es fast überall interne Angebote, die partiell genutzt werden können, z.B. Freizeiten, Schullandheimaufenthalte und Erste-Hilfe-Kurse. Über das Thema der Expedition lassen auch Mitarbeiter ansprechen, die mit einer bloßen Tour nicht so viel anfangen könnten.

Fast alle Arbeitsmittel, Ressourcen und Prozesse der Organisation lassen auch für die Programmarbeit nutzen, z.B. Anschlagtafeln und Vitrinen, Ablage und Archiv, Informationstechnik, Kopier-, Binde- und Laminiergeräte, Jahrbücher, Minibus, Kooperationen, Räume und Plätze, Redaktionen, Sponsoren, Tag der offenen Tür, Versicherungen und nicht zuletzt die Website. Für ständig wiederkehrende Ausgaben sollte im Jahresetat eine eigene Kostenstelle eingerichtet werden.

Das Programm muss auch immer wieder in die Abläufe der Einrichtung integriert werden. So ist das „Jugendprogramm-Jahr“ mit der Verleihfeier als Höhepunkt immer auf irgendeine Art und Weise mit dem „Einrichtungsjahr“ synchronisiert.

Infrastruktur für den Expeditionsteil

Der Programmteil Expeditionen bereitet besonders viel Mühe, weil

1. es keine Angebote gibt, an die man die Teilnehmer einfach verweisen kann;

2. der „Expeditionsprozess“ besonders zeitaufwendig ist;

3. eine Expeditionsgruppe höchstens sieben Mitglieder hat.

Wird der Zeitaufwand (vgl. Anleitung in der Leitermappe) unterschätzt, sind die Arbeitsteams zu klein und in der Folge entweder die Mitglieder überlastet und/oder die Qualität unzureichend. Die beste Lösung ist die Bildung eines Expeditionsteams (vgl. S. 20 im Programmarbeitsband).

Ausrüstungspool

Welche Ausrüstungsteile in welchem Umfang und in welcher Qualität vorhanden sein sollten, hängt von der Zielgruppe, der Zahl der Teilnehmer und der Programmstufe ab. Zur Finanzierung findet sich oft ein Spender oder Sponsor. Für Ersatzbeschaffungen wird häufig ein Unkostenbeitrag erhoben, den manche Programmanbieter in einen „Startbeitrag“ für Begleitheft, Teilnehmer-Logbuch und andere Kosten einrechnen.

Expeditionsgebiete

Für die Bronzestufe haben viele Anbieter feste (und funktional getrennte!) Gebiete für Ausbildung, Probetouren und Abschlussunternehmung mit Biwakplätzen in der Nähe von Aussiedlerhöfen, die bei Unwettern Schutz bieten können und im Notfall leicht erreichbar sind. Von Gruppe zu Gruppe erweitert sich nicht nur deren Zahl, sondern auch die Kenntnis des Gebiets durch die Betreuer: Themen, landschaftliche Highlights, Abweichungen von der Karte und Gefahrenstellen. Ihr Rat bei der Planung hat so Hand und Fuß und es müssen vor der Tour meist nur wenige Teilstücke „live“ in Augenschein genommen werden.

Einbetten in das Gemeinwesen

Interessant wird die Teilnahme erst durch die unzähligen Betätigungsmöglichkeiten im Gemeinwesen. Betriebe, Clubs, Experten, Fitnessstudios, Gruppen, Handwerker, Heime, Hilfsorganisationen, Höfe, Initiativen, Interessensverbände, Kindergärten, Kirchen, Krankenhäuser, Läden, Musikschulen, Projekte, Redaktionen, Vereine, Volkshochschulen, Werkstätten – alles muss nur erschlossen und vernetzt werden.

Die Motive für die Beteiligung im Aktivitäten-Portfolio sind ganz unterschiedlich. Während viele einfach nur das Engagement der jungen Menschen gut finden und es fördern wollen, hoffen viele Vereine, ab und zu ein neues Mitglied zu gewinnen. Manche Einrichtungen nutzen die Öffnung zur Darstellung ihrer Arbeit und wieder andere spekulieren auf Mund-zu-Mund-Propaganda und neue Kunden.

Das Gemeinwesen kann aber noch auf ganz andere Art helfen. Ein lokales Unterstützungssystems kann dazu beitragen, Türen im Gemeinwesen zu öffnen, das Ansehen des Programms und damit die Leistungsbereitschaft der Teilnehmer zu stärken und Sachmittel oder Spenden zu erhalten.

Stützen in der Umgebung

Das Programm kann erfahrungsgemäß als „Insel“ nur schwer gedeihen – weder innerhalb der Organisation, noch im örtlichen Gemeinwesen oder der weiteren Umgebung. Eine breitere Basis

1. stärkt das Gewicht und Status des Programms in der Organisation, im Gemeinwesen und in der Umgebung;

2. erleichtert das Entwickeln der Infrastruktur für den Programmteil Expeditionen sowie des Aktivitäten- und Unterstützungsnetzwerks;

3. führt durch hierdurch sowie den regelmäßigen Austausch der Verantwortlichen zu einer besseren Qualität der Programmarbeit.

Im Grunde ist die Entwicklung solcher „Stützen in der Umgebung“ mit der konsequenten Einbettung des Programms in das Gemeinwesen bereits angelegt. Wenn dieses allmählich von einem Anliegen einer einzelnen Organisation zu einer Bürgerinitiative im in der Gemeinde oder Stadt geworden ist, ist der Übergang von der Einzel- zur kommunalen Sammellizenz im Kern bereits vollzogen.

Dokumentation

In der Anbieter-Dokumentation wird über die Programmarbeit fortlaufend, umfassend, geordnet, sicher und für die Leitung der Organisation sowie das Team selbst leicht zugänglich Buch geführt. Sie enthält die selbst erstellten Materialien und alle Dokumente, die sich in der Praxis ergeben. Dadurch stellt sie sicher, dass

1. alle Informationen jederzeit auf aktuellem Stand griffbereit zugänglich sind (insbesondere rechtlich relevante Dokumente wie Versicherungspolicen);

2. neue Teammitglieder leicht in ihre Aufgaben eingewiesen werden können und Amtswechsel einfacher zu bewältigen sind;

3. die Ausgangsdaten für Listen, Übersichten, Medien sowie für Auswertung und Bewertung der Programmarbeit vorhanden sind.

Sie gliedert sich in vier Bereiche:

1. Teilnehmerakten als Backup von Teilnehmer-Logbuch und Begleitheft;

2. Unterlagen zu Begleitung und Betreuung (Leiter und Programmteil Expeditionen);

3. Dokumente der Programmleitung;

4. Archiv (Fotos, Medien, Presse, alte Teilnehmerakten, …).

Besonders wichtig sind die Teilnehmerakten. Sie dienen

1. der Rechtssicherheit (u.a. durch die Einverständniserklärungen der Eltern);

2. dem Ausstellen von Ersatz-Begleitheften mit allen Gutachten;

3. der Illustrierung eigener Materialien mit Teilnehmerbeispielen;

4. dem Erstellen von Statistiken und Übersichten;

5. der Bewertung und Verbesserung des Teilnahmeprozesses.

In die Einzelakten werden Kopien aufgenommen von

1. Begleitheftseiten, Logbuchblättern sowie der benutzen Blätter der Formularsammlung;

2. sonstigen schriftlichen Beiträgen von Teilnehmern (z.B. Testimonials).

Die Art der Ablagetechnik ist unerheblich. Elektronische Unterstützung (z.B. durch die Online-Verwaltung) ist hilfreich. Um ihren Zweck zu erfüllen, müssen aber passende Ausdrucke getätigt und an der richtigen Stelle abgelegt werden. Weitere Informationen finden sich in der Leitermappe.