Toolbox: Anleitung

Grundinformation

Zweck. Die Toolbox stellt Programmanbietern und Anbieterstellen für die Programmarbeit benötigte Mustervorlagen („Arbeitsblätter“) und Rückmeldebogen („Formulare“) zur Verfügung.

Zielgruppe. Die Toolbox enthält Mustervorlagen und Formblätter für alle Beteiligen der Programmarbeit, von Teilnehmern und Eltern über die internen und externen Mitarbeiter bis zur Programmleitung und der Leitung der Organisation. Sie ist damit nicht nur die universellste, sondern auch die komplexeste Arbeitshilfe des Trägervereins.

Status. Die Arbeitshilfe hat den Status einer deutsch-englischen Hauptpublikation, in die beim Programmlehrgang eingeführt wird. Als einmaliger Werkzeugkasten für die Programmarbeit wird er auch im Ausland sehr gerne benutzt.

Blattarten. Die Sammlung enthält Textblätter (für die Verwendung mit einer Textverarbeitung) und Rechenblätter (zur Verwendung mit einer Tabellenkalkulation). Außerdem sind nach ihrem Zweck (s.o.) Arbeitsblätter und Formulare zu unterscheiden.

Entwicklung. Die Toolbox entstand 2013 durch die Verschmelzung des bis dato als CD vertriebenen "Werkzeugkasten zur Programmentwicklung" mit der seitherigen Formularsammlung (als eigenständige Arbeitshilfe eingeführt 2006). Mit fast 100 Einzelblättern sind inzwischen viele Felder der Programmarbeit gut abgedeckt; die meisten Blätter gibt es für die Betreuung und Begleitung des Teilnahmeprozesses. Arbeitsschwerpunkte sind die Herstellung durchgehender Zweisprachigkeit – etwa 75 Prozent der Blätter liegen inzwischen auch auf Englisch vor, darunter alle für den Austausch mit dem Trägerverein (z.B. bei einer Expeditionsmeldung oder beim Jahresbericht) benötigten Formulare – sowie die Erstellung von Textblättern zum Feedback auf allen Ebenen.

Zugang. Die Toolbox steht über die Bibliothek zum kostenlosen Herunterladen zur Verfügung; da derzeit im Schnitt alle zwei Wochen irgendein Blatt aktualisiert wird, muss vor Gebrauch über den „Web-Begleiter“ www. jugendprogramm.de/toolbox immer erst die aktuelle Version beschafft werden.

Benutzung. Wichtigstes Einzeldokument ist der „Assistent“: ein Rechenblatt, in dem alle Blätter mit ihren wichtigsten Attributen aufgelistet sind und von dem aus per Mausklick der Zugriff auf das benötigte Arbeits- oder Rechenblatt erfolgt (natürlich lässt sich die Sammlung auch durchstöbern).

Aufbau

Gliederung

Die Gliederung der Toolbox entspricht der des Portfolios (und diese den EFQM-Feldern). Jedes Dokument ist damit einem der folgenden zehn Bereiche zugeordnet und in einem gleichnamigen „Hauptordner“ abgelegt (eine inhaltliche Untergliederung – ebenfalls nach EFQM – gibt es nur im größten Feld 5):

0 – Allgemeines;

1 – Führung;

2 – Strategie;

3 – Mitarbeiter;

4 – Partnerschaften und Ressourcen;

5 – Prozesse, Produkte und Dienstleistungen;

6 – Ergebnisse in Bezug auf Stellen und Teilnehmer;

7 – Ergebnisse in Bezug auf Mitarbeiter;

8 – Ergebnisse in Bezug auf Umfeld und Gesellschaft;

9 – Schlüsselergebnisse.

Blätter

Nummerierung. Auch jedes Blatt besitzt eine Nummer, die zusammen mit einem Buchstaben für die Sprachkennung gleichzeitig als Dateiname dient. Im Unterschied zur Gliederung hat diese Nummerierung keine inhaltliche Bedeutung; diese „Entschlüsselung“ erfolgt im Assistenten, ohne den mit der Toolbox nicht sinnvoll gearbeitet werden kann.

Ablage. Deutsche und englische Ausgabe des Blattes finden sich in einem gemeinsamen Unterordner mit der Blattnummer als Verzeichnisname.

Aufbau. Im Kopf sind zusätzlich zum Titel auch die wichtigsten Kenndaten des Blatts aufgeführt (u.a. Dateiname und Datum der letzten Bearbeitung), darunter eine Kurzanleitung (zu komplexeren Blättern gibt es in der Leitermappe eine ausführliche Benutzerhilfe).

Assistent

Allgemeines

Der Assistent dient als „Cockpit“ für die Arbeit mit der Toolbox: mit seiner Hilfe lassen sich einzelne Dokumente – oder mehrere Dokumente zu einem bestimmten Zweck – schnell finden. Ermöglicht wird dies einmal dadurch, dass jedes Blatt mit seinem Eintrag in der Übersichtsliste verknüpft ist. Zum anderen lassen sich über die Filterfunktion auch leicht die zu einem bestimmten Anlass (z.B. Jahresbericht) benötigten oder die zuletzt aktualisierten Blätter ermitteln. In der Regel wird deshalb nach dem Herunterladen erst einmal der Assistent geöffnet.

Filterkriterien

In der Übersicht sind die Blätter nach ihrer fortlaufenden Nummer aufgelistet. Für die Filterfunktion enthält sie u.a. folgende Angaben:

1. Laufende Nummer (über diese ist das Blatt verlinkt);

2. Blattbezeichnung;

3. Version;

4. Datum der letzten Änderung;

5. Bereich (siehe oben);

6. Status (Arbeits- oder Formblatt);

7. Art (Textblatt oder Rechenblatt oder Beispiel);

8. Sprachen;

9. Anlass bzw. Verwendungszweck.

Mit der Tabellenkalkulation kann die Liste leicht nach unterschiedlichen bzw. mehrfachen Kriterien gefiltert werden. Auf diese Art und Weise lassen sich zum Beispiel alle Rechenblätter für die Planung oder alle für den Programmteil Expeditionen benötigten Formblätter finden.

Arbeitsblätter und Formulare

Nach ihrem Zweck werden Arbeitsblätter (Vorlagen) und Formblätter (Formulare) unterschieden. Die Abgrenzung ist offen: manche Formulare lassen sich für den internen Gebrauch an die örtlichen Bedürfnisse anpassen (für die Arbeitsblätter gilt dies immer).

Arbeitsblätter. Arbeitsblätter bilden das Gros der Toolbox: Blätter wie das Muster zur Anmeldung von Programmteilnehmern, die vor der Verwendung erst noch an die Bedürfnisse und das Erscheinungsbild des Programmanbieters oder der Anbieterstelle anzupassen sind. Diese Anpassung hat ihre Grenzen immer dort, wo die Standards von Programm und Programmarbeit sowie Sicherheit und Rechtsfragen betroffen sind. So können bei der Ausrüstungsliste für Expeditionen nicht einfach wesentliche Teile weggelassen oder kann in der Anmeldung von Programmteilnehmern nicht auf einzelne Punkte der Erklärung verzichtet werden.

Formulare. Formblätter dienen in erster Linie der Kommunikation mit dem Trägerverein und sind für diesen Zweck unveränderlich (für den zusätzlichen lokalen Einsatz dürfen sie wie Arbeitsblätter verwendet und an die örtlichen Bedürfnisse angepasst werden). Häufig genutzte Beispiele sind die Blätter zu Lizenzierung, Registrierung und Lizenzerneuerung sowie die Blätter für den Jahresbericht bzw. zur Meldung von Unternehmungen im Programmteil Expeditionen.

Einladung zum Mitmachen

Die Toolbox ist aus der Praxis der Programmarbeit entstanden und kann nur durch diese weiterentwickelt werden. Alle Programmanbieter und Anbieterstwellen sind deshalb eingeladen, mit der Zusendung eigener Arbeits- und Rechenblättern, aber auch mit Anregungen und Kritik (die Sammlung enthält inzwischen ein entsprechendes Rückmeldeformular!), zur Weiterentwicklung dieser weltweit angesehenen Schatztruhe der Programmarbeit beizutragen.