Formularsammlung: Anleitung

Die Formularsammlung ist eine Zusammenstellung von derzeit mehr als 60 „editierbaren“ Blättern für die Programmarbeit*) und wird über die Bibliothek im Intranet zum Herunterladen zur Verfügung gestellt. Da die Arbeitshilfe in kurzen Zeitabständen aktualisiert wird, muss vor Gebrauch über den „Web-Begleiter“ www.jugendprogramm.de/formularsammlung immer erst die aktuelle Version in Form eines Zip-Archivs der Einzeldateien beschafft werden.

Die Blattübersicht mit der Bezeichnung Blattassistent hat die Form einer Excel-Tabelle und kann so leicht nach bestimmten Kriterien gefiltert oder sortiert werden. Jedes Blatt hat im Kopf eine Kurzanleitung; zu vielen Blättern gibt es ausführliche Benutzerhilfen in der Leitermappe (dies ist dann im Blattassistenten aufgeführt). Besonders wichtige Blätter werden bei Grund- oder Leitungslehrgang eingeführt, einige „live“.

Es werden grundsätzlich zwei Arten von Blättern unterschieden:

1. Arbeitsblätter: In erster Linie innerhalb der Organisation verwendbare und für diesen Zweck mehr oder weniger modifizierbare Blattvorlagen. Das bekannteste Beispiel ist die Vorlage zur Anmeldung von Programmteilnehmern. Die Arbeitsblätter finden sich im Ordner „worksheets“**).

2. Formblätter: Hauptsächlich für die An- oder Rückmeldung an den Trägerverein im Rahmen des Lizenzsystems benötigte, „starre“ Blätter. Am häufigsten kommen hier (trotz Teilnehmer-Logbuch*)) die Nachweisblätter der Teilnehmeraktivitäten der einzelnen Stufen zum Einsatz. Die Formblätter finden sich im Ordner „forms“.

Oft werden Arbeitsblätter auch für Meldungen an den Trägerverein verwendet, z.B. Thema der Expedition bei der Anmeldung einer Gold-Unternehmung. Umgekehrt kommen sehr häufig Formblätter für die reine Arbeit vor Ort zum Einsatz, z.B. die eigentlich nur zur Anmeldung von Gold-Unternehmungen zu Fuß verlangte Streckentabelle Land für Bronze- und Silberunternehmungen (ggf. modifiziert).

Während die Zahl der Arbeitsblätter kontinuierlich steigt (vor allem dadurch, dass Programmanbieter dem Trägerverein regelmäßig eigene Neuentwicklungen zur Verfügung stellen), nimmt die Zahl der Formblätter stetig ab (insbesondere durch den Umstieg auf die Online-Verwaltung).

Blattassistent

Die Blätter sind nach dem Zeitpunkt der Erstveröffentlichung durchnummeriert; die Nummer ist gleichzeitig der Dateiname. Die „Entschlüsselung“ erfolgt in der Excel-Tabelle, ohne die mit den Blättern nicht sinnvoll gearbeitet werden kann. In der Regel wird deshalb nach dem Herunterladen zunächst einmal der Blattassistent geöffnet!

In der Tabelle sind die Blätter nach ihrer Nummer aufgelistet. Außerdem enthält sie u.a. folgende Angaben:

1. Bezeichnung;

2. Datum der letzten Aktualisierung;

3. Ebene (Betreuung oder Management);

4. Art (Form- oder Arbeitsblatt);

5. Hinweis auf die zugehörige ausführliche Anleitung in der Leitermappe (falls vorhanden);

6. Anlass / Verwendungszweck.

Außerdem ist notiert, welche Blätter mit dem endgültigen Umstieg auf die Online-Verwaltung entfallen. Weil es sich um eine Excel-Tabelle handelt, kann die Liste leicht nach unterschiedlichen Kriterien gefiltert werden. Auf diese Art und Weise lassen sich zum Beispiel alle Arbeitsblätter für das Programmmanagement finden oder alle für den Jahresbericht bzw. den Programmteil Expeditionen benötigten Formblätter.

Arbeitsblätter

Die Arbeitsblätter sind Vorlagen für die Gestaltung eigener Materialien zur Betreuung und Begleitung von Teilnehmern („Betreuung“) bzw. zur Planung, Dokumentation und Auswertung der Programmarbeit („Management“). Im Unterschied zu den Formblättern sind diese erst an die speziellen Bedürfnisse und das Erscheinungsbild der Organisation anzupassen, d.h. handelt es sich eher um halbfertige Muster als fertige Kopiervorlagen. Eine Nutzungspflicht für die Arbeitsblätter gibt es nicht.

Allerdings ist die Tatsache, dass die Arbeitsblätter allesamt in der Praxis entstanden sind, ein starker Hinweis darauf, dass sie grundsätzlich hilfreich und in manchen Fällen sogar notwendig sind. Sie lassen sich deshalb auch einteilen in solche, die aus rechtlichen Gründen unbedingt vorhanden sein müssen (zum Beispiel für jeden minderjährigen Teilnehmer die Einverständniserklärungen) und in andere, deren Gebrauch völlig in das Ermessen der Organisation gestellt ist (zum Beispiel die verschiedenen, das Teilnehmer-Logbuch ergänzenden Blätter zur Aktivitätenplanung).

Die lokale Anpassung hat ihre Grenzen immer dort, wo die Programmstandards (einschließlich der Vorgaben des Lizenzsystems) sowie Sicherheit und Rechtsfragen betroffen sind. So können bei der Ausrüstungsliste für Expeditionen nicht einfach wesentliche Teile weggelassen oder in der Anmeldung von Programmteilnehmern nicht auf einzelne Punkte der Erklärung verzichtet werden (bessere Formulierungen sind natürlich immer möglich und sinnvoll!).

Formblätter

Den Kern der Formblätter im Bereich der Betreuung bilden die drei Formulare zur Aktivitäten-Dokumentation, die in der Organisation als „Backup“ des Begleithefts dienen und mit denen der Trägerverein den im Rahmen der Lizenz von der Organisation verbürgten Zugang den Daten des Teilnahmeprozesses erhält. (Genauso gut können auch die Sammelzertifikate des Teilnehmer-Logbuchs verwendet werden.) Bisher waren diese Daten bei der Bestellung von Abzeichen und Urkunden zu übermitteln; mit dem Übergang auf das Elektronische Begleitheft der Online-Verwaltung entfällt dieser Vorgang und diese Formulare werden überflüssig.

Ein zweiter wichtiger Bereich sind die Formulare zur Anmeldung von Unternehmungen im Programmteil Expeditionen. Hiervon sind aber nur Programmanbieter betroffen, die „meldepflichtige“ Probetouren oder Expeditionen beaufsichtigen: Expeditionsveranstaltungen (d.h. Angebote für Teilnehmer mehrerer Programmanbieter), Unternehmungen im Ausland sowie in Wildnisgebieten und auf der Goldstufe. Hier wird sich mit dem Übergang auf die Online-Verwaltung nichts ändern. Der dritte große Bereich sind die Formblätter für den Jahresbericht; diese werden mit der Online-Verwaltung vollständig entfallen.

*) Das Teilnehmer-Logbuch enthält Arbeitsblätter, die für die Planung und Dokumentation des Teilnahmeprozesses durch die Teilnehmer selbst besonders wichtig sind (Programmplaner, Stufenplaner und Nachweislisten) und Formblätter in Form von offiziellen Zertifikaten (Einzelzertifikate für Programmteile und Sammelzertifikate für ganze Programmstufen), die vom zuständigen Betreuer auszufüllen sind. Die Nachweisblätter sind inhaltlich identisch mit den Sammelzertifikaten, die zwar „schöner“ sind, aber derzeit nur in der Qualipass-Version am PC editierbar.

**) Die englischen Bezeichnungen sollen Internationalen Schulen die Benutzung erleichtern.