Online-Verwaltung: Allgemeines

Allgemeines

Die Online-Verwaltung gewährleistet die stetige Dokumentation der Programmarbeit vor Ort und deren Transparenz gegenüber dem Trägerverein; sie ist damit sowohl das administrative Rückgrat der Programmarbeit als auch die permanente Schnittstelle des Lizenzsystems. Auf beiden Seiten bietet das System einfachen Zugriff auf den aktuellen Datenbestand. Die Zweisprachigkeit sichert die Einbindung der Internationalen Schulen und die Anbindung an das weltweite System. Die Verwendung ist seit dem 1. Januar 2012 Pflicht*). Der „Web-Begleiter“ mit aktuellen Informationen hat die Adresse www.jugendprogramm.de/online-verwaltung.

Die Online-Verwaltung besteht aus verschiedenen integrierten Teilmodulen. Kern der Online-Verwaltung ist das Elektronische Begleitheft, das den aktuellen Leistungsstand jedes Teilnehmers anzeigt und mit dem sich die Zertifikate für die Begleitheftmappe ausdrucken lassen; auch die Registrierung der Gold-Teilnehmer erfolgt auf diesem Weg. Außerdem werden die benötigten Daten der Organisation, der Anbieterstellen, der Kooperationspartner sowie der eigenen und externen Mitarbeiter verwaltet und Lehrgangsanmeldungen getätigt.

Da Unterlagen wie z.B. Einverständniserklärungen weiterhin in „Papierform“ abgelegt werden müssen, macht die Online-Verwaltung die schriftliche Dokumentation nicht überflüssig – aber Vorgänge wie die Vorlage der Tätigkeitsnachweise für den Bezug von Abzeichen und Urkunden oder den Jahresbericht. Insgesamt trägt das System so dazu bei, Verwaltungszeit zugunsten von Betreuungszeit zu reduzieren und die Qualität der Programmarbeit zu verbessern.

Diese Anleitung gibt eine Übersicht der Online-Verwaltung. Sie wird ergänzt durch Ausführungen u.a. zu Einzelmodulen (wie dem Elektronischen Begleitheft) und zu Abläufen (wie dem Anmelden eines Lehrgangsteilnehmers).

Aufbau und Benutzerführung

Allgemeines

Die Adresse der Online-Verwaltung ist http://verwaltung.jugendprogramm.de. Das Einloggen erfolgt mit Benutzername und Passwort; beides kann vor Ort vergeben und geändert werden (vgl. „Ebenen und Rollen“). Dabei lässt sich das Passwort ggf. auch an das für das Intranet gewählte anpassen. Das System erschließt sich am Besten durch das Ausprobieren; die folgenden Hinweise sollen dabei helfen.

Die Standardseite hat folgenden Aufbau (vgl. Bildschirmfoto):

1. Im Seitenkopf findet sich die Benutzeranzeige mit aktuellem Datum.

2. Die linke Spalte enthält die (von den zugeteilten Rechten abhängigen) Haupt-Navigationselemente.

3. In der Seitenmitte finden sich oben die Menüleiste und darunter der menüabhängige Seiteninhalt.

4. Wichtigstes Element der rechten Spalte sind die zur Verfügung stehenden „Aktionen“ wie „Person hinzufügen“ oder „Drucken“.

Die Menüpunkte sind von links nach rechts:

1. Stammdaten (Grunddaten der Organisation);

2. Kursteilnehmer (Ergebnisliste entsprechend der vom Anbieter getätigten Anmeldungen);

3. Personen (Ergebnisliste entsprechend der vom Anbieter getätigten Einträge; Zugang auf Daten der Einzelpersonen durch Klicken auf den Namen);

4. Anbieterstellen (nur Sammellizenzen);

5. Bericht (zur Erstellung der Jahresstatistik)

Menü „Personen“

Das wichtigste Menü sind die Personen. Dort erfolgen z.B. die Vergabe von Zugriffsrechten und Rollen, Lehrgangsanmeldungen und der Zugang zum Elektronischen Begleitheft (über die Zuweisung der Rolle „Teilnehmer“; vgl. gesonderte Anleitung).

Übersicht: Ebenen und Rollen

Die unterschiedlichen Ebenen stellen sicher, dass für jeden Benutzer nur die Daten seiner Anbieterstelle bzw. seines Programmanbieters sichtbar sind.

Um vor Ort größmögliche Flexibilität zu gewährleisten, sind operative Verantwortung und Rechte in der Online-Verwaltung getrennt. So kann der Programmkoordinator z.B. je nach Bedarf das Recht zur Vergabe von Benutzerzugängen für sich reservieren oder auch an einen der Stellvertreter weitergeben. Je restriktiver verfahren wird, desto größer ist die Sicherheit – werden mehrere Personen einbezogen, lässt sich die Arbeit besser verteilen…

Datenschutz

Sicherheit erhält das System dadurch, dass freie Software verwendet wird (und deshalb über den Quellcode alle Funktionen „transparent“ sind), jeder Benutzer nur die für seine Rolle benötigten Teilnehmer und Daten einsehen kann und die Datenübertragung durch das sichere HTTPS-Protokoll erfolgt. Da es im Internet aber keine hundertprozentige Sicherheit geben kann, sollten zum Beispiel grundsätzlich keine Teilnehmeradressen eingegeben werden.

Durch den Übergang von den Formularen zur Online-Verwaltung hat sich an den benötigten Daten nichts geändert. Wie bisher werden z.B. in Bezug auf Programmteilnehmer nur Angaben verlangt, die für die Beurteilung der erfolgreichen Programmteilnahme tatsächlich erforderlich sind – „Hobbydaten“ also und nichts Sensibles. Da die Identifizierung über die Begleitheftnummer gewährleistet ist, kann der Name notfalls verkürzt werden oder sogar ganz entfallen – und es werden nur Geburtsmonat und -jahr benötigt.

Die mit der Verarbeitung der Daten betrauten Personen haben sich schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet (vgl. Muster in der Formularsammlung).

Technik und Entwicklung

Um Abhängigkeiten zu vermeiden und größtmögliche Flexibilität bei der Weiterentwicklung zu gewährleisten, ist als technische Grundlage freie Software im Einsatz. Dies war in der Version 1 das Postgres-Datenbanksystem. Mit der Version 2 erfolgte der Umstieg auf den ZOPE-Applikationsserver, auf dem auch der öffentliche Webauftritt und das Intranet basieren. Die technische Betreuung liegt bei der Firma gocept in Halle.

Das System hat zwar von seiner Grundkonzeption im Dezember 2001 einen langen Weg hinter sich (vgl. Chronik), muss aber – wie alle Software – kontinuierlich weiterentwickelt werden. Dafür sind Fehler und Unzulänglichkeiten (vor allem bei neuen Funktionen!) nur ein Grund: viel wichtiger ist, dass mit zunehmender Nutzung auf allen Seiten auch die Ansprüche an das System steigen. Auf jede realisierte neue Funktion folgen sofort mindestens zwei neue Wünsche und die Agenda wird trotz aller Fortschritte immer länger…

Das Entwicklungstempo wird im Wesentlichen durch die zur Verfügung stehenden finanziellen und personellen Ressourcen bestimmt. Große Neuerungen (erkennbar an der Änderung der ersten Ziffer der Versionsnummer) lassen sich nicht einfach aus dem laufenden Etat finanzieren und sind schon deshalb relativ selten. Außerdem sind Konzeptionierung und Probelauf für die Verantwortlichen des Trägervereins äußerst zeitaufwendig, was zum Beispiel nach dem Einbruch in die Alte Bahnmeisterei im Februar 2009 zu einem einjährigen Entwicklungsstopp führte.

Die Entwicklung der Online-Verwaltung wäre deshalb ohne Hilfe nicht möglich gewesen. Erste Förderinstanz war die Internationale Assoziation, die das Vorhaben ab Oktober 2002 als „Special Project“ förderte. Der nächste große Brocken kam vom 2007 vom Kultusministerium Baden-Württemberg für die Version 2. Eine wichtige finanzielle Unterstützung ist es auch, dass die Online-Verwaltung ebenso wie der gesamte Webauftritt auf einem Jugendnetz-Server läuft.

Hilfen

Aktuelle Hinweise und Links zu allen Einzelhilfen finden sich im „Web-Begleiter“ der Online-Verwaltung, www.jugendprogramm.de/online-verwaltung.

Das Hilfesystem zur Online-Verwaltung umfasst ein breites Spektrum von Einzelelementen. Schriftliche Unterstützung bieten die Anleitungen in der Leitermappe, die kontinuierlich aktualisiert und fortgeschrieben werden. Live-Einführungen am PC gibt es bei Grund- und Leitungslehrgang sowie bei allen Anbietertagungen und Vor-Ort-Besuchen.

Im Intranet gibt es FAQ- und Fehlerlisten. Administrator Karsten Vogel kann jederzeit per E-Mail kontaktiert werden (ggf. kann auf diesem Weg auch ein Telefontermin bei „laufendem System“ vereinbart werden – was oft viel einfacher ist als lange E-Mails).

*) Sammellizenzen: 1. Juli 2012