Verleihfeier

Der Abschluss einer Programmstufe wird auf der Bronze- und Silberstufe vom Programmanbieter, auf der Goldstufe vom Koordinationsbüro bestätigt. Die Übergabe von Abzeichen und Urkunden erfolgt auf der Verleihfeier, die auf der Goldstufe zentral vom Trägerverein durchgeführt wird.

Grundlagenband, S. 18

Das „Jugendprogrammjahr“ mit der Verleihfeier als Höhepunkt wird mit dem „Organisationsjahr“ synchronisiert.

Programmarbeitsband, S.

Grundsätze

Die Verleihfeier ist das Hauptereignis im Jahresprogramm eines Programmanbieters oder einer Anbieterstelle; für den Erfolg der Pilotprojekte bei der Programmeinführung oder bei Lizenzerweiterungen ist sie entscheidend. Die festliche, öffentliche Überreichung von Abzeichen und Urkunden ist nicht nur für die jungen Menschen, die das Programm auf einer Stufe erfolgreich abgeschlossen haben, sehr wichtig, sondern auch für die Programmarbeit jeder Organisation insgesamt. Die authentische Präsentation des zurückgelegten Wegs und der Erfahrung des „Du kannst mehr als du glaubst!“ lässt Teilnehmern und Öffentlichkeit den Wert des Programms bewusst werden. Die Feier kann so den entscheidenden Schub dazu liefern, auf der nächsten Stufe bzw. im Arbeitsteam weiterzumachen – und die Basis der Programmarbeit in der Organisation und im Gemeinwesen weiter zu verstärken und sogar neue Programmanbieter und Anbieterstellen zu gewinnen. Um diese Wirkung für Teilnehmer und Öffentlichkeit entfalten zu können, muss die Verleihfeier „auf beiden Seiten“ entsprechend vorbereitet werden.

Auf der „pädagogischen Seite“ beginnt die Vorbereitung der Verleihfeier mit den ersten Schritten des Teilnahmeprozesses – der Aushändigung von Teilnehmer-Logbuch und Begleitheft und der Einführung in deren Gebrauch. Wenn diese Instrumente systematisch gepflegt wurden, steht eine umfassende Teilnahme-Dokumentation als „Reflexionsbasis“ zur Verfügung (und oft ist die Verleihfeier der Anlass, die ja auch für den Bezug von Abzeichen und Urkunden benötigte Aktivitäten-Dokumentation für jeden Teilnehmer endlich abzuschließen …). Dies ist besonders einfach, wenn die Teilnehmer von Anfang an dazu angehalten wurden, ihr Teilnehmer-Logbuch zu einem persönlichen Portfolio auszubauen und außer Programmplanern, Nachweislisten und -zertifikaten auch z.B. Unterlagen zur Expedition, Presseberichte und Fotos zu sammeln. Bei dieser Reflexion sollte auch der Fragebogen aus dem Teilnehmer-Logbuch ausgefüllt und das Ergebnis bewertet werden. Auf diese Art und Weise entstehen fast von selbst kleine Teilnehmer-Zeugnisse, die sich für die Verleihfeier nutzen lassen. Alles, was einen Wert haben soll, braucht Zeit – für diese Auswertung ist mindestens ein Tag zu veranschlagen.

In Bezug auf die interne und externe Öffentlichkeit gründet die Verleihfeier auf den organisatorischen Schlüsselprozessen, deren Qualität sie selbst wieder verbessern hilft:

1. Einbinden in das Informationssystem: Über diese Anleitung hinaus liefern viele NETZWERK-Berichte wertvolle Gestaltungsideen – und der NETZWERK-Bericht zur eigenen Verleihfeier ist ein lohnender Schritt in der internen und externen Öffentlichkeitsarbeit.

2. Verzahnen mit dem Grundauftrag. Je besser die Programmarbeit mit der Organisation insgesamt verzahnt ist, desto besser gelingt es, auch Mitarbeiter, die nicht dem Arbeitsteam angehören, nicht bloß zur Teilnahme an der Verleihfeier, sondern auch für deren Mitgestaltung zu motivieren. Umgekehrt steigert die Verleihfeier das Ansehen und das Verständnis des Programms und verbessert so die Verzahnung.

3. Entwickeln der Infrastruktur für den Programmteil Expeditionen. Expeditionsberichte sind beliebte Programmpunkte von Verleihfeiern und spiegeln die personellen und sachlichen Ressourcen wider, die der Organisation für die Betreuung in diesem Programmteil zur Verfügung stehen. Externe Mitarbeiter und Unterstützer können sehen, wie wichtig ihr Engagement war – und neue Mitarbeiter und Unterstützer können gewonnen werden.

4. Einbetten des Programms in das Gemeinwesen. Auch in den Programmteilen Dienst, Talente und Fitness sind sehr viele gute Erfahrungen örtlichen Kooperationen zu verdanken. Je besser Partnerschaften auch vor und über die Verleihfeier hinaus gepflegt und in der Öffentlichkeit dargestellt werden, desto besser wird es gelingen, die Partner in die Gestaltung der Verleihfeier einzubeziehen, den Erfolg der Teilnehmer als Erfolg der Partnerschaften darzustellen und so auch neue Partner zu gewinnen.

5. Vernetzen des Programms und Gewinnen neuer Anbieter. Wenn es weitere Anbieter in der Umgebung gibt, ist die Verleihfeier nach dem Programmteil Expeditionen meist der zweite Kooperationsschritt. In diesem Fall werden über die Zusammenarbeit nicht nur Synergien freigesetzt, sondern wird auch die Wirkung in Öffentlichkeit bedeutend erhöht. Umgekehrt ist die Verleihfeier ist oft das entscheidende Mittel, das „Inseldasein“ zu beenden bzw. weitere Anbieter zu gewinnen.

6. Umfassende Dokumentation der Programmarbeit. Diese ist nicht nur für die Reflexion des Teilnahmeprozesses (s.o.) wichtig, sondern auch für die Organisation der Verleihfeier. Die Anbieter-Dokumentation liefert nicht nur die notwendigen Kontaktlisten und -daten, sondern (ab der zweiten Teilnehmergeneration) auch die Unterlagen zu früheren Veranstaltungen: Anschreiben, Programme usw. Mit jeder Verleihfeier vergrößert sich dieser „Erfahrungsschatz“ dann wieder.

Wie die Arbeit der Organisation insgesamt ist auch die Programmarbeit meist auf Jahresbasis organisiert; die Verleihfeier findet dann jährlich statt. Durch diese organisatorische Vorgabe darf das Recht der Teilnehmer, nach ihrem eigenen Tempo zu arbeiten, nicht eingeschränkt und dürfen Teilnehmer, die diese wichtige Möglichkeit nutzen und für den Abschluss der Bronzestufe länger als ein Jahr brauchen, nicht benachteiligt werden. Jeder Zeitdruck würde nicht nur den Teilnahmeprozess stören, sondern auch die Motivation zur Fortsetzung des Programms auf der nächsten Stufe beeinträchtigen – diesen „Stress“ will man sich dann lieber nicht mehr antun. Die Verleihfeier ist ein gutes Forum, gerade auch die Leistungen von „Unfertigen“ herauszustellen und so auf diese wichtige Offenheit des Programms hinzuweisen. Dies gilt besonders dann, wenn die Verleihfeier gleichzeitig die Startveranstaltung für die nächste Teilnehmergeneration ist und die „Neuen“ so das eigene Tempo als Qualitätsmerkmal des Teilnahmeprozesses „live“ erfahren können.

Auf der Goldstufe erfolgt die Überreichung der Abzeichen und Urkunden nicht durch den Programmanbieter, sondern auf der Gold-Verleihfeier des Trägervereins. Diese findet, meist durch einen Programmanbieter ausgerichtet, jährlich ein- bis zweimal statt; die Termine finden sich im Online-Kalender. Da auf der Goldstufe auch die Abschlüsse vom Trägerverein (und nicht durch den Programmanbieter) bestätigt werden, sind für den Erhalt von Abzeichen und Urkunden nicht nur die Sammelnachweise, sondern auch die Einzelgutachten für jeden Programmteil vorzulegen. Voraussetzung dafür ist wiederum, dass die Teilnehmer vor Beginn ihrer Aktivitäten an einem Grundlehrgang oder einem Goldseminar teilnahmen und sich dort als Gold-Teilnehmer registrieren ließen. Unabhängig von der zentralen Verleihung können die Leistungen der Gold-Teilnehmer natürlich bei der lokalen Bronze- und Silberverleihung herausgestellt und dadurch die Wirkung dieser Veranstaltungen erhöht werden.

Programmelemente

Da die Verleihfeier soll die Erfahrung des Grundsatzes „Du kannst mehr als du glaubst!“ durch die Teilnehmer herausarbeiten bzw. herausstellen soll, ist auch der wesentliche Programminhalt: im Mittelpunkt stehen die Teilnehmer und deren Erfahrungen. Die angemessene Würdigung der Teilnehmerleistungen bei der Übergabe der Abzeichen und Urkunden ist dann der zweite wichtige Programmpunkt. Hier kommt alles darauf an, dass es gelingt, außer dem Schirmherrn auch Sponsoren und weitere wichtige Persönlichkeiten des öffentlichen Lebens und natürlich die Presse so frühzeitig wie für die Mitwirkung bzw. Teilnahme zu gewinnen – „nach der Verleihfeier ist vor der Verleihfeier“. Je besser dieser Personenkreis in die Veranstaltung einbezogen ist, desto besser ist in der Regel auch der Nachhall der in der Presse. Natürlich hat der Schirmherr auch Wesentliches zum Programm und zur Programmarbeit zu sagen – ansonsten sollten aber Grußworte auf das unbedingt notwendige beschränkt werden. Musikalische und andere Darbietungen von Jugendlichen sorgen für den festlichen Rahmen (und können ggf. auch die Programmteile nochmals illustrieren); auch ein kleines Buffet kann hierzu einen wichtigen Beitrag leisten. Wenn möglich, sollte die Moderation in den Händen der Teilnehmer liegen.

„Raum und Zeit“ müssen unbedingt stimmen. Der Raum muss – auch über die Dekoration – die notwendige Ausstrahlung besitzen und einen würdigen Rahmen für die Verleihung bieten. Die Akustik und die Präsentationen und Darbietungen benötigten Instrumente und Technik muss getestet sein und funktionieren – und für den Notfall eine Person mit dem erforderlichen Kenntnissen zur schnellen Problemlösung vorhanden sein. Auf der Bühne muss es nicht nur ein Rednerpult geben, sondern auch einen Tisch für die Ablage von Abzeichen, Urkunden und Geschenken. Genauso wichtig ist aber der Zeitrahmen: der gesamte „offizielle“ Teil darf nicht länger als eineinhalb bis zwei Stunden dauern! Nicht nur die Erwachsenen sollten sich kurz fassen, auch die Teilnehmer. Deren Präsentationen müssen deshalb nicht nur abwechslungsreich und (z.B. über Fotos und Videos) auch authentisch sein, sondern von dem Grundsatz ausgehen, dass weniger oft mehr ist. In gründlicher Vorbereitung (s.o.) ist das wirklich Wesentliche herauszuarbeiten; das Allerschlimmste sind „Lückenfüller“ in Form von Premieren nur Insidern verständlichen, unbearbeiteten und auch technisch schlechten Videoaufnahmen …

Weitere Fixpunkte sind:

1. Das schriftliche Programm liegt an den Plätzen aus.

2. Der Hausherr begrüßt. Dazu muss die Gästeliste beim Einlass bis zur letzten Minute abgeglichen werden.

3. Auch die Mitarbeiter müssen angemessen gewürdigt werden.

4. Das Gruppenfoto ist ein eigener Programmpunkt. Dabei muss die Beleuchtung stimmen.

5. Ein gutes Schlusswort sollte die Veranstaltung abrunden.

6. Die Veranstaltung sollte nicht nur durch die Presse, sondern auch durch ein eigenes Team in Wort und Bild dokumentiert werden.

Weitere Tipps finden sich im Veranstaltungs-ABC im Internet.

Vorbereitungsprozess

Im Folgenden sind nur die wichtigsten Fixpunkte des Vorbereitungsprozesses der Verleihfeier aufgeführt. Bei den Vorbereitungsterminen ist mit der Bezeichnung „Jahresklausur“ nur der Haupttermin genannt, bei dem zusammen mit den Teilnehmern die Programmteilnahme ausgewertet und deren Mitwirkung und Beiträge bei der Verleihfeier abgesprochen werden.

Die wichtigsten Vorbereitungsschritte sind:

1. Absprechen des Termins mit dem Schirmherrn und anderen wichtigen Beteiligten.

2. Festlegen des Termins der Jahresklausur.*)

3. Belegen der Räume für Klausur und Feier.

4. Veröffentlichen der beiden Termine im Jahresprogramm der Organisation und des Termins der Verleihfeier auch in der Presse.

5. Aktualisieren des Einladungs-Verteilers.

6. Verschicken der Voreinladungen.

7. Vorbereiten und Durchführen Jahresklausur. Falls noch nicht geschehen, dabei Abschließen der Aktivitäten-Dokumentation für jeden Teilnehmer.

8. Bestellen von Abzeichen und Urkunden mit den Aktivitäten-Dokumentationen.

9. Absprache des Rahmenprogramms (z.B. Musikbeiträge) mit den Beteiligten.

10. Fertigstellen des schriftlichen Programms (Flyer). Dabei ggf. Hinweis auf Kleidungsordnung.

11. Verfassen und Versenden der Einladungsschreiben.

12. Informieren der Presse (ggf. bei einem Pressetermin mit dem Schirmherrn).

13. Beginn der Endvorbereitung.

14. Letzter Terminhinweis in der Presse.

*) Diese Absprache erfolgt oft bereits im Vorjahr.