Pilotprojekte: Allgemeines

Allgemeines

Pilotprojekte sind Bindeglieder zwischen dem bereits erreichten Niveau der Programmarbeit einer Organisation und dem angestrebten nächsten. Im Rahmen eines solchen „Lotsenprojekts“*) werden die angestrebten Ergebnisse in der Strategie verankert, Ansätze für passende Vorgehensweisen entwickelt, das Vorgehen systematisch umgesetzt und das umgesetzte Vorgehen durch kontinuierliche Überprüfung und Analyse der erzielten Ergebnisse bewertet und für den späteren „Normalbetrieb“ verbessert**). Voraussetzung hierfür ist eine angemessene Dokumentation.

Pilotprojekte sind damit DIE Entwicklungsinstrumente der Programmarbeit. Der wichtigste und anspruchsvollste „Niveauübergang“ ist die Programmeinführung selbst über das Startprojekt. Wie auch die Projekte zur Lizenzerweiterungen auf die Goldstufe bzw. mehrere Anbieterstellen wird das Startprojekt vom Trägerverein eng begleitet und ist mit Vor-Ort-Beratungen verbunden. Weitere Anlässe für Pilotprojekte sind z.B. der Übergang von der Bronze- zur Silberstufe, die Einführung einer neuen Fortbewegungsart im Programmteil Expeditionen oder die Erweiterung der Zielgruppe.

Vor Beginn ist sicherzustellen, dass die „Organisatorischen Säulen“***) stark genug sind, das Pilotprojekt zu tragen. Besonderes Augenmerk ist dabei immer (ganz besonders aber bei der Programmeinführung!) auf das enge Verzahnen mit der Arbeit der Organisation zu richten – und hierbei auf das Team als „Kopf, Herz und Hand“ der Programmarbeit. Generell kommt es darauf an, dass das Team die Leitung der Organisation, die Organisation insgesamt und die wichtigsten Interessengruppen (insbesondere den Trägerverein!) von Anfang an regelmäßig über den Projektfortgang informiert.

Als Hauptereignis im Jahresprogramm eines Programmanbieters oder einer Anbieterstelle wird die Verleihfeier immer auch für die Darstellung des Projekterfolgs genutzt. Die erste Verleihfeier – überhaupt bzw. auf dem neuen Niveau der Programmarbeit – ist damit auch das konkrete „praktische“ Projektziel. Ist sie erst einmal terminlich fixiert, lassen sich darüber hinaus auch viele Meilensteine des Projekts „rückwärts“ viel einfacher planen. Der Termin kann deshalb nicht frühzeitig genug fixiert und bekannt gemacht werden; Ähnliches gilt für Ort, Gäste- und Presseliste sowie Ablauf der Veranstaltung.

Wichtig ist, dass die Verleihfeier über die aktive Einbeziehung der Teilnehmer (Berichte, Vorführungen, Ausstellung etc.) ein lebendiges Bild des Programms bzw. der Programmarbeit auf dem neuen Niveau vermittelt. Dies gelingt umso besser, je aktiver die Teilnehmer in die Planung, Reflexion und Auswertung des Projekts einbezogen sind und je gründlicher und systematischer sie selbst von Anfang an ihre Programme planen, dokumentieren und reflektieren. Dies gilt insbesondere für das Startprojekt sowie das Projekt zum Übergang auf die Goldstufe.

Instrumente und Hilfe für Planung, Dokumentation und Auswertung

Für die Planung, Dokumentation und Auswertung des Projekts werden durchgehend die „normalen“ Instrumente verwendet, die in der Formularsammlung bzw. der Online-Verwaltung bereitgestellt werden; einzige Ausnahme ist der aus einer einfachen Projektskizze mit den Eckdaten des Projekts schrittweise entwickelte Projektplan. Das Gesamtergebnis wird im (während des Projektverlaufs erstmals erstellten bzw. entsprechend aktualisierten) Anbieter-Portfolio festgehalten, dessen Bedeutung und Inhalt das Projekt damit ebenso wie das eingangs skizzierte fünfgliederige RADAR-System per „Learning by Doing“ Zug um Zug vermittelt.

Die Projektskizze sollte möglichst bereits folgende Angaben enthalten:

1. Zielsetzung;

2. Schlüsselergebnisse;

3. Teamzusammensetzung (ggf. mit vorgesehener Arbeitsteilung);

4. Zeitplan (inkl. Lehrgangstermine).

Ausgewertet, bewertet und verbessert wird sowohl kontinuierlich und speziell während der „normalen“ Teamsitzungen während des Projektverlaufs als auch allgemein und grundsätzlich bei der Vor-Ort-Beratung (Zwischenbilanz) und der Auswertungsklausur (Schlussbilanz). Berater des Trägervereins wirken bei den Vor-Ort-Besuchen direkt mit und stehen sonst immer für „Fernberatungen“ per E-Mail, Telefon oder Videokonferenz zur Verfügung; Telefon- und andere direkte Kontakte werden immer per E-Mail vereinbart. Die Alte Bahnmeisterei kann nicht nur für Beratungstermine, sondern beim Programmstart oder beim Übergang auf die Goldstufe auch als Basislager für Expeditionsgruppen genutzt werden.

Meilensteine bei Standardprojekten

Die wichtigsten Meilensteine sind bei allen Standardprojekten gleich:

1. Vorbereitung: Kontaktaufnahme zum Trägerverein, Beschaffen noch fehlender Materialien und Unterlagen, Bestimmen des Teams, Erstellen der Projektskizze, Projektbeschluss der Organisation, ggf. Auffrischen der Erste-Hilfe-Kurse, Vereinbaren des Termins der Vor-Ort-Information;

2. Vor-Ort-Information: Gespräch mit der Leitung der Organisation, Präsentation des Trägervereins zum Projekt mit Einführung in die wichtigsten Materialien und Medien, Vorstellen und Beraten von Anbieter-Dokumentation, Anbieter-Portfolio und Projektskizze;

3. Lehrgangsteilnahme I: Teilnahme an den für den Projektstart gemäß Lehrgangsordnung benötigten Lehrgängen;

4. Projektplanung: Erstellen des Projektplans, Vorbereiten der Arbeit mit den Teilnehmern;

5. Startveranstaltung: Beginn der Teilnehmerarbeit im Rahmen des Projekts mit einer passenden Veranstaltung für Teilnehmer, Eltern, Betreuer, Interessensgruppen, Kooperationspartner, …;

6. Vor-Ort-Besuch: „Blick in die Praxis“ am Rande einer Probetour oder Expedition mit Fortschreibung von Projektplan und Entwicklungsplan;

7. Lehrgangsteilnahme II: Teilnahme an weiteren für den Projektabschluss gemäß Lehrgangsordnung benötigten Lehrgängen;

8. Auswertungsklausur: Auswerten des Projekts, Fertigstellen bzw. Aktualisieren des Anbieter-Portfolios, Projektbericht;

9. Verleihfeier: Offizieller Abschluss des Projekts bei der Verleihfeier, Überreichen der Lizenzurkunde.

Anhang: Ergänzende Anleitungen in der Leitermappe

1. Alte Bahnmeisterei als Expeditionsbasis

2. Anbieter-Dokumentation

3. Anbieter-Portfolio

4. Entwicklungsplan

5. Formularsammlung

6. Jahresbericht

7. Jahresbudget

8. Jahresklausur

9. Jahresprogramm

10. Online-Verwaltung

11. Pilotprojekte: Startprojekt

12. Startprojekt

13. Verleihfeier

14. Vor-Ort-Besuche

*) Engl. Bedeutung von „pilot“

**) RADAR-Logik (EFQM)

***) Programmarbeitsband, S. 21ff