Pilotprojekt zum Programmstart

Grundsätze

Aufbauend auf den Ausführungen zum Programmstart im Grundlagenband sowie den allgemeinen Informationen zu Pilotprojekten in der Leitermappe beschreibt diese Anleitung das Pilotprojekt zum Programmstart. Das Startprojekt hat die Aufgabe, beginnend am „absoluten Nullpunkt“ der Programmarbeit die erste Teilnehmergeneration zum Erfolg zu führen und beinhaltet deshalb die steilste Lernkurve für die Organisation und das Team. Da sein Ausgang über die Zukunft der Programmarbeit der Organisation entscheidet und für diese die Weichen stellt, ist es gleichzeitig auch das wichtigste.

Aus den genannten Gründen muss das Startprojekt besonders gründlich vorbereitet, durchgeführt und ausgewertet werden und muss die Zusammenarbeit mit der Leitung der Organisation und den Interessengruppen (vor allem dem Trägerverein) besonders eng sein. Die Dauer vom Beginn der Projektvorbereitung bis zum offiziellen Abschluss bei der ersten Verleihfeier beträgt im Schnitt eineinhalb Jahre und beinhaltet dazwischen so wichtige „Premieren“ wie den Einführungsbeschluss, den ersten Grundlehrgang, die ersten Expeditionen, den ersten Vor-Ort-Besuch und die Überreichung der Lizenzurkunde.

Beim Startprojekt werden die organisatorischen Säulen so weit entwickelt, dass sich für die erste Teilnehmergeneration das Teilnahmeversprechen deutlich sichtbar erfüllt. Da jede Organisation, die mit dem Programm liebäugelt, für dieses eine bestimme Mindestaffinität in Leitbild und Portfolio besitzt, sind auch die Fundamente mehrer organisatorischer Säulen bereits vorhanden und müssen für den weiteren Ausbau meist nur noch freigelegt werden. Wichtigste Ausnahme in das Einbinden in das Informationssystem, die deshalb bereits ein Hauptelement der Vorbereitung ist.

Als „zentraler Säule“ der Programmarbeit ist auf das Verzahnen der Programmarbeit mit dem Arbeitssystem der Organisation von Anfang an besonders Augenmerk zu richten; ein Arbeitsblatt für die entsprechende Analyse findet sich in der Formularsammlung. Im Zentrum der Verzahnung steht das Team als „Kopf, Herz und Hand“ der Programmarbeit, in dem beim Startprojekt auch die Leitung der Organisation vertreten sein sollte. Auch wenn für den Start nur drei per Grundlehrgang ausgebildete Teammitglieder verlangt sind: diese Zahl ist das absolute Minimum, das für den Erfolg benötigt wird!

Meilensteine des Startprojekts

Das allgemeine Schema zu den Meilensteinen von Pilotprojekten (vgl. Anleitung) wird beim Startprojekt wie folgt konkretisiert:

1. Vorbereitung: Zu den zu beschaffenden Materialien gehört insbesondere der Grundlagenband (mindestens für Leitung der Organisation und Team).

2. Vor-Ort-Information: Diese ist beim Startprojekt wegen des „Starts am Nullpunkt“ besonders umfangreich (s.u.).

3. Lehrgangsteilnahme I: Pflichtlehrgang ist der Grundlehrgang (mindestens drei Teammitglieder).

4. Projektplanung: In dieser Phase gehören der auf der Grundversion der Konstitution beruhende Einführungsbeschluss der Organisation, der Lizenzantrag und die Bestellung der ersten Begleithefte.

5. Startveranstaltung: Beim Startprojekt ist die Einbeziehung der gesamten Organisation, der Vertreter des Gemeinwesens, der Eltern und der Presse besonders wichtig.

6. Vor-Ort-Besuch: Der Schwerpunkt liegt beim Startprojekt auf dem Programmteil Expeditionen.

7. Lehrgangsteilnahme II: Möglicherweise erfolgt die Teilnahme am Leitungslehrgang noch vor dem Projektabschluss.

8. Auswertungsklausur: Beim Startprojekt kann die Beteiligung des Trägervereins sinnvoll sein.

9. Verleihfeier: Neben dem Personenkreis der Startveranstaltung sind hier auch die Kooperationspartner und die „Politik“ wichtig.

Hinweise zu Einzelpunkten

1. Vorbereitung. Im Verlauf des Startprojekts wird die Säule „Einbinden in das Informationssystem“ systematisch entwickelt – größtenteils schon in der Phase vor dem Grundlehrgang*). Auf jeden Fall werden in diesem Zeitraum bereits

   1. die erforderlichen Exemplare des Grundlagenbands bezogen

   2. in Programm- und Lizenzsystem eingeführt;

   3. über die Website informiert und die Zugänge zu Online-Verwaltung und Intranet eingerichtet;

   4. mit den für Lizenzantrag, die Bestellung von Abzeichen und Urkunden sowie das Anbieter-Portfolio benötigten Arbeits- und Formblättern gearbeitet.

2. Vor-Ort-Information. Für die Vor-Ort-Information beim Startprojekt sind ca. sechs Stunden zu veranschlagen. Ein möglicher Ablaufplan könnte sein:

   1. Vorstellungsrunde (0,25 h)

   2. Präsentation des Leitbilds und Arbeitsschwerpunkten der Organisation durch die Leitung der Organisation (0,5 h);

   3. Rundgang (1 h);

   4. Präsentation des Programms, des Hilfesystems und der Meilensteine des Startprojekts durch den Trägerverein (1,5 h);

   5. Einrichten der Zugänge für Online-Verwaltung und Intranet (0,5 h);

   6. Vorstellen und Beraten der Entwürfe von Konstitution und Projektskizze (1 h);

   7. Anlegen von Anbieter-Dokumentation und Anbieter-Portfolio (0,5 h);

   8. Hinweise zum Grundlehrgang (0,5 h);

   9. Schlussrunde (0,25 h)

3. Projektplanung. Diese Phase gliedert sich in zwei Teile:

   1. Zunächst wird im Anschluss und auf Basis des Grundlehrgangs die Arbeit an der Konstitution und dem Projektplan abgeschlossen, auf Grundlage beider der Einführungsbeschluss getroffen und mit der Konstitution und dem gesamten Anbieter-Portfolio der Lizenzantrag gestellt.

   2. Nach Genehmigung der Lizenz werden nacheinander die Elterninformation durchgeführt, mit der Werbung von Programmteilnehmern begonnen, die Anmeldungen entgegen genommen, Begleithefte bestellt und die Startveranstaltung vorbereitet.

Beispiel für einen Ablaufplan

Im Beispiel wird davon ausgegangen, dass die Teilnehmerarbeit im Oktober beginnt.

1. Erstes Jahr

   1. Januar – Februar: Vorbereitung;

   2. März: Grundinformation;

   3. April: Grundlehrgang;

   4. Mai – Juni: Fertigstellen von Konstitution und Planung und Vorbereitung der Teilnehmerarbeit;

   5. September: Beginn der Teilnehmerarbeit;

2. Zweites Jahr

   1. April: Vor-Ort-Besuch bei der „Generalprobe“;

   2. Juni: Projektauswertung und Verleihfeier.

Anhang: Ergänzende Anleitungen in der Leitermappe

1. Alte Bahnmeisterei als Expeditionsbasis

2. Anbieter-Dokumentation

3. Anbieter-Portfolio

4. Entwicklungsplan

5. Formularsammlung

6. Jahresbericht

7. Jahresbudget

8. Jahresklausur

9. Jahresprogramm

10. Konstitution

11. Lizenzantrag

12. Online-Verwaltung

13. Pilotprojekte: Allgemeines

14. Verleihfeier

15. Vor-Ort-Besuche

*) Insgesamt wird der Grundlehrgang durch das Startprojekt so weit entlastet, dass „Neustartern“ bei Wochenendlehrgängen der ganze Sonntagvormittag für die Arbeit an Projekt- bzw. Entwicklungsplan zur Verfügung steht (andere Teilnehmer können in dieser Zeit ergänzend auf Wunsch den klassischen einstündigen organisatorischen Input erhalten).