Elektronisches Begleitheft

Allgemeines

Bei der Dokumentation des Teilnahmeprozess ist zu unterscheiden zwischen

1. den in den Sammelzertifikaten dargestellten Schlüsseldaten;

2. den abschließenden Gutachten in den Programmteilen;

3. Prozess-Informationen aus Teilnehmersicht (z.B. Planern und Nachweisen aus der Blattsammlung zur Begleitheftmappe).

Im Elektronischen Begleitheft als Teil der Online-Verwaltung entspricht jedem dieser drei Punkte eine Nutzungsstufe (wobei die dritte Stufe derzeit noch nicht abgedeckt ist). Bereits auf der ersten Stufe ist der Zertifikatedruck in der Form möglich, dass das Gutachten nach dem Vorbild des „klassischen“ Begleithefts nach dem Ausdruck in das Einzelzertifikat eingetragen wird. Da aber nicht jeder Gutachter mit der Online-Verwaltung arbeiten kann oder will, sind für die Aufnahme der Gutachten in das Elektronische Begleitheft (zweite Stufe) besondere Vorkehrungen zu treffen.

Nutzungsstufen

In der Grundstufe der Nutzung des Elektronischen Begleithefts werden die Schlüsseldaten des Teilnahmeprozesses für den Trägerverein transparent erfasst. Die Angaben dienen auf der Bronze- und Silberstufe als Aktivitätennachweis für den Bezug von Abzeichen und Urkunden. Bereits auf dieser Nutzungsstufe lässt sich mit Zertifikaten und der Begleitheftmappe arbeiten: der Gutachter tätigt nach dem Ausdruck seinen Eintrag wie beim „klassischen“ Begleitheft handschriftlich.

Das Elektronische Begleitheft erlaubt darüber hinaus aber auch die Erfassung der Gutachten in den einzelnen Programmteilen und kann mit der Begleitheftmappe auch als „offizielles“ Begleitheft verwendet werden. Die Verwendung dieser „Ausbaustufe“ ist auf der Goldstufe vorgeschrieben. Hauptvorteile sind die Transparenz des Teilnahmeprozesses inklusive der Gutachten für alle Beteiligten sowie der Umstand, dass so automatisch ein „Backup“ auch der Gutachten zur Verfügung steht: es können (z.B. bei Verlust des Originals) jederzeit vollständige Zertifikate aus- bzw. nachgedruckt werden.

Planer, Nachweise und Bewertungen der Aktivitäten sind derzeit noch nicht in das Elektronische Begleitheft integriert; bis auf weiteres müssen diese Teile der Blattsammlung zur Begleitheftmappe deshalb von den Jugendlichen handschriftlich bearbeitet werden. In seiner „Endstufe“ soll das Elektronische Begleitheft auch diese Aufgabe übernehmen können und damit den Teilnahmeprozess mehr oder weniger vollständig abbilden…

Aufnahme der Gutachten

Beim „klassischen“ Begleitheft und beim Zertifikatedruck auf der Grundstufe nimmt der Gutachter die Eintragungen selbst vor; eine „technische Anleitung“ ist nicht erforderlich. Dagegen muss auf der Ausbaustufe entweder der Gutachter Zugang zur Online-Verwaltung erhalten und in die Benutzung des Elektronischen Begleithefts eingewiesen werden oder der Gruppenleiter bzw. Mentor muss sich selbst darum kümmern, dass die Gutachten in das Elektronische Begleitheft aufgenommen werden. Welche Lösung bevorzugt wird, hängt in erster Linie vom Gutachter ab.

Vor allem regelmäßig (z.B. in den Programmteilen Dienst oder Expeditionen) tätige sowie technisch interessierte Gutachter sollten selbst mit dem Elektronischen Begleitheft arbeiten. Als Voraussetzung hierfür erhalten sie vom Gruppenleiter bzw. Mentor per E-Mail die Zugangsdaten sowie die Anleitung Erstellen von Gutachten mit der Online-Verwaltung*). Im Bedarfsfall werden sie von „ihrem“ Teilnehmer (der ja selbst einen Zugang hat!) persönlich in die Handhabung eingewiesen.

Kann oder will der Gutachter nicht selbst mit dem Elektronischen Begleitheft arbeiten, liefert er das Gutachten am einfachsten per E-Mail beim Gruppenleiter oder Mentor ab, der es dann selbst oder über die Teilnehmer per „Kopieren“ und „Einfügen“ in das entsprechende Feld der Online-Verwaltung einträgt. In der Praxis arbeiten dabei oft mehrere Teilnehmer, vom Leiter überwacht, an verschiedenen Rechnern parallel. An Schulen können auch entsprechend qualifizierte Schülermentoren diese Aufgabe übernehmen.

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit erhält das Elektronische Begleitheft wie die gesamte Online-Verwaltung dadurch, dass freie Software verwendet wird und deshalb über den Quellcode alle Funktionen „transparent“ sind, jeder Benutzer nur die für seine Rolle benötigten Teilnehmer und Daten einsehen kann und die Datenübertragung durch das sichere HTTPS-Protokoll erfolgt.

Der Datenschutz ist bei Programmteilnehmern besonders wichtig. Deshalb werden von vorne herein auch nur Daten erhoben, die für die Beurteilung der erfolgreichen Programmteilnahme tatsächlich erforderlich sind. So kann die Angabe der Adresse ebenso entfallen wie das „echte“ Geburtsdatum (Monatserster, Monat und -jahr genügen: ist z.B. das Geburtsdatum 13.12.1996, wird einfach 01.12.1996 eingetragen). Da die vom Trägerverein beim Bezug des Begleithefts vergebene Begleitheftnummer einen eindeutigen Schlüssel liefert, kann der Name weitestgehend anonymisiert werden.

Die mit der Verarbeitung der Daten betrauten Personen haben sich schriftlich auf die Wahrung des Datengeheimnisses verpflichtet (vgl. Muster in der Formularsammlung). Darüber hinaus ist im Antragsformular für die Programmteilnahme der erfolgte Hinweis auf die Datenerhebung und den Datenschutz zu bestätigen und der Verwendung des Elektronischen Begleithefts zuzustimmen.

Die Eltern müssen nicht nur auf die Vorkehrungen zu Datensicherheit und Datenschutz hingewiesen werden, sondern auch auf den Umstand, dass ein geringes Restrisiko verbleibt und sich nirgends absolute Datensicherheit garantieren lässt. Umso wichtiger ist es, dass nur die tatsächlich für die Bewertung des Teilnahmeprozesses benötigten „Hobbyangaben“ erfasst werden.

*) Derzeit in Arbeit.