Kontrolle der Programmarbeit durch den Herausgeber

Allgemeines

πάντα ῥεῖ, „alles fließt“ – auch in der Programmarbeit. Lizenzen und Registrierungen gelten deshalb immer nur für drei Jahre und müssen danach in einem förmlichen Verfahren erneuert werden (vgl. die Ausführungen zur Relizenzierung in diesem Band). Aber auch innerhalb der Dreijahresfrist enthält das Lizenzsystem verschiedene „Prüfungsfixpunkte“, von der Bestellung von Abzeichen und Urkunden bis zum Jahresbericht. Überwacht werden sowohl die „Ermöglicher“ erfolgreicher Programmarbeit (an erster Stelle die Einhaltung der Programmstandards) wie auch die Teilnahmeergebnisse selbst (insbesondere qualitativ die Einlösung von Leitbild und Nutzenversprechen z.B. über Teilnehmerzeugnisse).

Die Überwachung erfolgt nur in besonderen Fällen direkt, z.B. bei Vor-Ort-Besuchen zur Relizenzierung bzw. Lizenzerweiterung, Expeditionen auf der Goldstufe oder schwerwiegenden Problemen. Im Tagesgeschäft werden bei unterschiedlichen Anlässen die wichtigsten (in der Anbieter-Dokumentation bereitzuhaltenden) Daten zur Programmarbeit abgefragt, die Nutzung von Serviceleistungen (wie Bestellungen beim AwardShop oder Lehrgangsteilnahmen) fortlaufend registriert und im aktuellen Anbieter-Steckbrief zusammenfasst. Diese „Leistungskarte“ steht auch dem Programmanbieter zur Verfügung, der sie als Grundlage für die Programmentwicklung nutzen kann und soll.

Dies gilt generell: alle Kontrollinstrumente dienen nicht nur dem Trägerverein, sondern vor allem auch dem Programmanbieter selbst. So sind Vor-Ort-Gespräche im Wesentlichen lokale Beratungstermine, in denen der Entwicklungsplan gemeinsam aktualisiert wird. Die Abschlussbestätigungen zum Bezug von Abzeichen und Urkunden dokumentieren ebenso wie der Jahresbericht und dessen Anlagen oder die für die Relizenzierung geforderten Teilnehmerzeugnisse die Qualität der Programmarbeit und sind wichtige „Faktenblätter“ für die interne und externe Öffentlichkeitsarbeit. Der Trägerverein stellt über seine Kontrolle letztlich nur sicher, dass die für die Programmarbeit zentralen Aufzeichnungen, Auswertungen und Übersichten beim Programmanbieter geführt werden und vorhanden sind.

Eine besonders wichtige Rolle bei der Entwicklung und Kontrolle der Programmarbeit spielt die Goldstufe, bei der die Aktivitäten aller Teilnehmer direkt vom Trägerverein überwacht werden. Für diese gelten deshalb besondere Vorgaben (vgl. im Detail die Anleitung Sonderregeln für die Goldstufe aus der Leitermappe):

1. Der Programmanbieter muss im Jahresbericht die Erfüllung der besonderen Voraussetzungen für die Betreuung von Gold-Teilnehmern nachweisen.

2. Alle Gold-Teilnehmer müssen sich dazu vor Beginn ihrer Aktivitäten registrieren und Aktualisierungen ebenfalls vor der praktischen Betätigung melden, unabhängige Gold-Teilnehmer zusätzlich am Grundlehrgang teilnehmen.

3. „Generalproben“ und Abschlussunternehmungen sind beim Trägerverein fristgerecht anzumelden, müssen bei Wandern, Radfahren und Reiten in anerkannten Wildnisgebieten stattfinden und dürfen nur von zertifizierten Gutachtern abgenommen werden.

4. Die Abschlussbestätigung erfolgt durch den Trägerverein und die Verleihung in einer Gold-Verleihfeier des Trägervereins.

Bei Problemen kann der Trägerverein Einsicht in die gesamte Anbieter-Dokumentation verlangen und sich bei Vor-Ort-Terminen auch außerhalb des Drei-Jahres-Zyklus bzw. dem „Aufstieg“ zur Goldstufe ein Bild von der Programmarbeit verschaffen.

Einzelinstrumente (alphabetisch)

Alle Kontrollinstrumente sind in erster Linie „Hilfen zur Selbsthilfe“ für die Programmarbeit vor Ort. Sie werden entsprechend auch an anderer Stelle im Handbuch ausführlich erläutert. Mit Asterisk (*) gekennzeichnete Leistungen des Trägervereins können nur in Anspruch genommen werden, wenn Jahresbeitrag und Jahresbericht vorliegen.

Abschlussbestätigungen*). Die Belieferung der Programmanbieter mit Abzeichen und Urkunden erfolgt nur mit den entsprechenden Einzelnachweisen. Diese sind für die Bronze- und Silberstufe durch den Programmanbieter, für die Goldstufe vom Trägerverein auszustellen. Es können die Formblätter der Formularsammlung oder die Sammelzertifikate von Qualipass bzw. Teilnehmerlogbuch verwendet werden – d.h. beim Einsatz dieser Mappen ergeben sich die geforderten Nachweise „nebenbei“.

Anmeldung von Gold-Generalproben und Gold-Expeditionen*). „Generalproben“ und Abschlussunternehmungen auf der Goldstufe sind beim Trägerverein mit den vorgeschriebenen Unterlagen fristgerecht anzumelden. Weitere Informationen enthält die Anleitung zur Anmeldung von Expeditionen in Wildnisgebieten in der Leitermappe.

Basislager Alte Bahnmeisterei. Bei der (kostenlosen) Nutzung der Alten Bahnmeisterei als Basislager für Expeditionsausbildungen, Probetouren und Expeditionen erhält der Trägerverein direkten Einblick in die Arbeit im Programmteil Expeditionen noch unterhalb der Goldstufe.

Beratung und E-Mail. Programmarbeit ohne regelmäßigen Kontakt zum Koordinationsbüro gibt es nicht. Wie aktiv ein Programmanbieter ist, zeigt schon ein oberflächlicher Blick in dessen E-Mail-Ordner…

Bestellungen*). Bestellungen von Begleitheften, Logbuch-Mappen und Handbüchern sind wichtige Informationen zur Arbeit eines Programmanbieters und werden deshalb fortlaufend dokumentiert.

Gold-Verleihfeier*). Abzeichen und Urkunden auf der Goldstufe werden ausschließlich auf der Verleihfeier des Trägervereins überreicht.

Gutachten und Einzelzertifikate. Der Trägerverein verlangt für das Ausstellen der Gold-Teilnahmebestätigung Kopien der Einzelgutachten im Begleitheft bzw. der Einzelzertifikate im Qualipass zum Jugendabzeichen Baden-Württemberg.

Gutachter in Wildnisgebieten. Gold-Expeditionen in Deutschland dürfen nur von vom Trägerverein zertifizierten Gutachtern in Wildnisgebieten abgenommen werden. Soll die Gold-Expedition im Ausland stattfinden, ist die erfolgreiche „Generalprobe“ von einem Gutachter in Wildnisgebieten zu bescheinigen. Registrierungen von Gold-Teilnehmern werden nur angenommen, wenn der Programmanbieter mindestens zwei anerkannte Gutachter in Wildnisgebieten nachweisen kann.

Jahresbericht. Jährlich zum 15. Januar legen Programmanbieter entweder mit den entsprechenden Formblättern der Formularsammlung oder aber über die Online-Verwaltung dem Trägerverein ihren Jahresbericht vor. Die Jahresbilanz ist aber nicht nur das wichtigste „Pflichtfeedback“ an den Trägerverein, sondern das elementarste Instrument zur Auswertung und Weiterentwicklung der Programmarbeit. Die Ergebnisse sind nämlich auch für die Einrichtung oder Organisation insgesamt sehr wichtig und gehören in die turnusmäßigen Berichte z.B. an die Einrichtungsleitung, die Mitarbeiterkonferenz oder den Schirmherrn. Und genauso wie die interne Öffentlichkeitsarbeit ist auch die externe Öffentlichkeitsarbeit Fakten angewiesen… Weitere Informationen finden sich in der Anleitung Jahresbericht in der Leitermappe.

Lehrgangsanmeldungen*). Programmanbieter können nur mithilfe ihres Leitungsteams überleben und sich weiterentwickeln. Regelmäßige Anmeldungen insbesondere zu Grund- und Leitungslehrgang sind deshalb die verlässlichsten und wichtigsten Indikatoren für die Zukunft des Programms in der Einrichtung oder Organisation. Der Austausch während der Lehrgänge (insbesondere bei Leitungs- und Gutachterlehrgang) gibt ständig Hinweise sowohl auf vorbildliche „Gute Praxis“ wie auch auf Verbesserungswürdiges.

Lizenzerweiterungen. Für den Übergang zur Goldstufe sowie zur Sammellizenz sind Prozesse festgelegt, bei denen der Trägerverein auch vor Ort Einblick in die Programmarbeit erhält (vgl. „Vor-Ort-Besuche“). Mit den 2.500 Euro, die jährlich für den Übergang eines Programmanbieters zur Goldstufe bereitgestellt werden, sowie den kostenlosen Gold-Seminaren sollen weitere zertifizierte „Leuchttürme“ geschaffen werden.

Lizenzierung und Relizenzierung (Registrierung und Neuregistrierung). Diese alle drei Jahre stattfindenden Prozesse sind die Grundsteine des Kontrollsystems (vgl. auch „Vor-Ort-Besuche“).

Online-Verwaltung. Die Online-Verwaltung generiert den Anbieter-Steckbrief „per Mausklick“. Da für Gold-Teilnehmer das integrierte „elektronische Begleitheft“ obligatorisch ist, ist deren Programm für den Trägerverein jederzeit einsehbar.

Registrierung von Gold-Teilnehmern*). Vor Beginn irgendwelcher Aktivitäten müssen sich alle Gold-Teilnehmer zunächst mit den bereits geplanten Tätigkeiten beim Koordinationsbüro registrieren. Im Zuge dieser Anmeldung wird der Zugang zum Intranetbereich des Goldnetzwerks eingerichtet. Sobald dann später eine Aktivität für einen bei der Registrierung noch offenen Programmteil feststeht oder sich die Planung in einem Programmteil ändert, ist das Koordinationsbüro von dieser Aktualisierung in Kenntnis zu setzen – ebenfalls bevor die Aktivitäten aufgenommen werden. Registrierungen und Aktualisierungen erfolgen entweder mit dem Formblatt der Formularsammlung oder dem Stufenplaner des Teilnehmer-Logbuchs.

Teilnehmerzeugnisse (Testimonials). Unter anderem für die Relizenzierung werden Teilnehmerzeugnisse (Testimonials) von Programmabsolventen benötigt. Weitere Hinweise finden sich in der Anleitung Teilnehmerzeugnis in der Leitermappe.

Vor-Ort-Besuche. Mindestens zu Lizenzierung und Relizenzierung sowie bei den Übergängen auf die Goldstufe bzw. zur Sammellizenz bereitet der Anbieter einen Vor-Ort-Besuch des Trägervereins vor. Außer bei der Erstlizenzierung werden bei diesem Beratungstermin auch Teilnehmer interviewt und eine Probetour oder Abschlussunternehmung im Programmteil Expeditionen besucht. Ein Musterprogramm findet sich in der Leitermappe.

Website und andere lokale Veröffentlichungen. Programmanbieter und Anbieterstellen verpflichten sich mit der Lizenz bzw. Registrierung, auf ihrer Webseite einen Bereich zur Programmarbeit einzurichten und dem Trägerverein Belegexemplare aller Publikationen zum Programm sowie Kopien aller Veröffentlichungen zur Programmarbeit (z.B. Zeitungsartikel) zur Verfügung zu stellen. Die Prüfung besteht im Wesentlichen einfach darin, festzustellen, dass so wichtige lokale Instrumente wie die „Unterwebseite“ oder ein eigener Flyer tatsächlich vorhanden sind. Weitere Informationen enthält die Anleitung Lokale Medien zur Programmarbeit in der Leitermappe.