Geschäftsordnung des Trägervereins

A – ALLGEMEINES

§ 1
Zweck

In der Geschäftsordnung werden wichtige, dem Programmrat zur Beschlussfassung übertragene Aufgaben zusammengefasst.

B – KOMMUNIKATION, ORGANE UND VERWALTUNG

§ 2
Kommunikation

Medium ist das Internet (Intranet und E-Mail).

§ 3
Vereinsorgane

(1) Zu den Sitzungen der Vereinsorgane kann der Vorsitzende Sachverständige und Gäste einladen.

(2) Die Geschäftsbereiche im Vorstand sind:
a) Vereinsleitung (Vorsitzender);
b) Programmarbeit;
c) Veranstaltungen und Öffentlichkeitsarbeit;
d) Kasse;
e) Fundraising und Kooperation.

(3) Die Programmkoordinatoren von Programmanbietern mit Kreislizenz nehmen an den Sitzungen des Programmrats mit beratender Stimme teil.

§ 4
Vereinsanschrift und Einrichtungen

(1) Vereinsanschrift ist die Alte Bahnmeisterei in Osterburken.

(2) Einrichtungen sind:
a) Koordinationsbüro mit Bildungsstätte (Anschrift: Alte Bahnmeisterei, Osterburken);
b) Medienversandstelle „AwardShop“ (Anschrift: Nikolauspflege, Stuttgart).
c) Informationsstellen.

(3) Die Einrichtungen verwenden ausschließlich den offiziellen Briefbogen und bei den Kontaktangaben ausschließlich die Bankverbindung des Trägervereins.

(4) Verantwortlich für den laufenden Betrieb ist der Vereinsvorsitzende.

(5) In den Einrichtungen können Hilfskräfte als Mitarbeiter hinzugezogen werden, die gegebenenfalls vergütet werden können. Die Einstellung dieser Kräfte regelt der Vorstand.

§ 5
Übertragung der Beschlussfassung

Auf Antrag des Vorsitzenden kann der Programmrat über Aufgaben des Vorstands und die Mitgliederversammlung über Aufgaben des Programmrats entscheiden.

§ 6
Beschlüsse im Umlaufverfahren

(1) Der Vorsitzende kann dringende Beschlüsse von Vorstand und Programmrat im Umlaufverfahren zur Abstimmung bringen. Dazu wird der Beschlussantrag im Intranet mit einer Einspruchsfrist von 14 Tagen veröffentlicht.

(2) Nach Ablauf der Einspruchsfrist wird das Ergebnis der Abstimmung auch im Intranet bekannt gegeben und in der nächsten Sitzung des Gremiums unter dem Punkt „Beschlüsse im Umlaufverfahren“ in das Protokoll aufgenommen.

§ 7
Kassenverwaltung

(1) Alle Unterlagen zur Kassenverwaltung (z.B. Kontoauszüge, Rechnungen und Journale) werden im Koordinationsbüro geführt und aufbewahrt.

(2) Im Einvernehmen mit dem Vorsitzenden erstellt der Schatzmeister
– die Jahresrechnungen für Mitglieder und Programmanbieter im 1. Quartal;
– die Spendenbescheinigungen;
– die Jahresrechnung und die Steuererklärung zur Mitgliederversammlung.

§ 8
Dokumenten- und Datensicherung

(1) Wichtige Dokumente sind sowohl im Original wie auch als Kopie besonders sicher aufzubewahren

(2) Wichtige Daten sind von dem Verantwortlichen regelmäßig mindestens doppelt zu sichern (Intranet und CD) und soweit möglich auch als Ausdrucke aufzubewahren.

(3) Näheres regelt eine Arbeitsanleitung.

§ 9
Reisekostenvergütung

(1) Im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel haben Mitglieder des Vorstands bzw. im Auftrag des Vorstands tätige Personen Anspruch auf Reisekostenvergütung zur Abgeltung der durch die Dienstreise veranlassten Mehraufwendungen.

(2) Reisekostenvergütung wird nur insoweit gewährt, als die Aufwendungen des Dienstreisenden zur Erledigung des Dienstgeschäfts notwendig waren.

(3) Die Reisekostenvergütung ist innerhalb einer Ausschlussfrist von einem Jahr beim Schatzmeister mit dem entsprechenden Formular schriftlich zu beantragen.

(4) Das Nähere regelt die vom Programmrat zu erlassende Reisekostenordnung.

C – MEDIEN UND ANGEBOTE

§ 10
Medien

(1) Die Medien zum Programm sind Arbeitshilfen, Publikationen und Online-Medien. Sie werden vom Koordinationsbüro bereitgestellt.

(2) Arbeitshilfen sind:
a) Arbeitsmappen;
b) Ausstellungstafeln, Folien und PC-Präsentation;
c) Begleitheft und Jugendabzeichen-Qualipass;
d) CD-ROM's;
e) Faltblätter, Flyer und Lesezeichen;
f) Schriftliche Auszüge des Online-Handbuchs (das Handbuch selbst sowie Broschüre, Einführung, Expeditionsführer, Glossar, Helferblätter für die Programmteile sowie die Leitermappe in Loseblattsammlungsform).

(3) Publikationen sind:
a) „AwardNews“ (Magazin);
b) „E-Info“ (E-Mail-Newsletter).

(4) Online-Medien sind:
a) allgemeines Internet-Portal;
b) Online-Handbuch;
c) Magazin NETZWERK;
d) Onlineverwaltung für Programmanbieter und Anbieterstellen mit „Elektronischem Begleitheft“;
e) Portal zum „Jugendabzeichen Baden-Württemberg“ im Jugendnetz.

§ 11
Angebote und Maßnahmen

(1) Die Angebote und Maßnahmen für Programmanbieter und Anbieterstellen dienen der Qualitätssicherung. Sie werden vom Koordinationsbüro durchgeführt und verwaltet.

(2) Angebote und Maßnahmen des Koordinationsbüros sind:
a) Aus- und Weiterbildung von Verantwortlichen für das Programm sowie von Mentoren und von Multiplikatoren;
b) Beratung von Programmanbietern und Anbieterstellen;
c) Maßnahmen zur Qualitätsentwicklung wie Modellprojekte, Preise und Umfragen;
d) Treffen auf Bundes- und Landesebene (Foren).

§ 12
Multiplikatoren

(1) Multiplikatoren unterstützen den Verein bei seinen operativen Aufgaben in der Fläche im Auftrag ihres Programmanbieters in einer oder mehreren der folgenden Funktionen:
a) Berater;
b) Gutachter in Wildnisgebieten;
c) NETZWERK-Korrespondent;
d) Trainer für Grund- und Leitungslehrgang.

(2) Voraussetzungen für die Ernennung durch den Vorstand sind:
a) Teilnahme an Grund- und Leitungslehrgang;
b) Bewerbung mit dem entsprechenden Formular und den erforderlichen Nachweisen;
c) Teilnahme am Einführungslehrgang für die vorgesehene Funktion.

(3) Die Ernennung erfolgt jeweils für drei Jahre. Die Rezertifizierung ist an folgende Bedingungen geknüpft:
a) Teilnahme an den Jahrestagungen;
b) praktische Tätigkeit im Rahmen der Vorgaben;
c) Führung eines Logbuchs über die Tätigkeit.

(4) Der Trägerverein kann die Tätigkeit als Multiplikator finanziell ausschließlich dadurch unterstützen, dass für die Multiplikatorenkurse kein Teilnehmerbeitrag erhoben wird.

D – ALTE BAHNMEISTEREI

§ 13
Aufgaben

(1) Die Alte Bahnmeisterei ist die Zentralstelle des Internationalen Jugendprogramms in Deutschland.

(2) Elemente sind:
a) Koordinationsbüro;
b) Bildungsstätte mit Seminarräumen und Außenanlagen, Seminartechnik sowie Bibliothek inkl. Kartensammlung, Anbieter-, Foto- und Textarchiv.

§ 14
Lehrgangskosten

(1) Für die Berechnung der Lehrgangskosten gelten folgende Grundsätze:
a) Es werden je nach Umfang der Nutzung von Räumen und Technik unterschiedliche Tagesfixposten sowie die mengenabhängigen Kosten des Verbrauchsmaterials berechnet.
b) Für alle Lehrgänge sind mindestens der Seminarraum (inkl. zugehöriger Nebenräume und -leistungen) sowie ein Trainer des Trägervereins zu veranschlagen.

(2) Details finden sich in der Übersicht Kosten von Lehrgängen in der Alten Bahnmeisterei.

E – AWARDSHOP

§ 15
Elemente, Kooperation und Arbeitsteilung

(1) Der AwardShop besteht aus
a) dem in die Website integrierten Online-Shop;
b) der Verwaltung im Koordinationsbüro;
c) der Versandstelle bei der Nikolauspflege in Stuttgart.

(2) Artikel des AwardShop können ausschließlich über den Online-Shop bezogen werden. Bezahlformen sind Lastschrift und Vorkasse.

(3) Die Verwaltung
a) stellt die Artikel bereit (einschließlich Einkauf bzw. Kopiervorlagen);
b) legt die Preise der Artikel fest;
c) pflegt das Bestellformular;
d) erstellt Lieferscheine und Rechnungen;
e) versendet die Rechnungen;
f) nimmt die Bankeinzüge vor und überprüft die Zahlungseingänge aus der Vorkasse;
g) leitet die Lieferscheine nach Zahlungseingang an die Versandstelle weiter;
h) erstellt Mahnschreiben.

(3) Die Versandstelle:
a) stellt Platz und Regale für die Lagerhaltung bereit,
b) überwacht den Bestand und meldet Bedarf auf Nachlieferungen rechtzeitig an das Koordinationsbüro;
c) erstellt mit den Kopiervorlagen die entsprechenden Artikel;
d) versendet die Materialien möglichst zeitnah mit dem Eingang des Lieferscheins (Ferien ausgenommen);
e) versendet gleichzeitig mit der Ware den Lieferschein (Kopie mit Bearbeitungsvermerk an das Koordinationsbüro);
f) übersendet dem Koordinationsbüro monatlich eine Portoliste;
g) wirkt bei bsonders wichtigen Veranstaltungen mit einem Verkaufsstand mit.

§ 16
Finanzverwaltung

(1) Das Koordinationsbüro vergleicht regelmäßig
a) Herstellungskosten und Verkaufspreise als Grundlage für die Kalkulation der Verkaufspreise;
b) Rechnungsstellung und Zahlungseingänge als Grundlage von Mahnschreiben und Inkasso-Verfahren.

(2) In die Preiskalkulation sind nicht nur die Materialkosten, sondern auch vereinsseitige Herstellungskosten angemessen zu berücksichtigen (eingesetzte Hard- und Software, angefallene Reisekosten, Bürobetriebskosten, Honorare).

(3) Die Finanzbuchhaltung ist in das vom Koordinationsbüro benutzte System integriert.

§ 17
Lieferbedingungen

Der Vereinsvorstand erlässt auf der Grundlage dieser Ordnung die Lieferbedingungen für den AwardShop.

F – INFORMATIONSSTELLEN

§ 18
Aufgaben

(1) Informationsstellen unterstützen Koordinationsbüro und Vorstand im Bereich Kooperation, Fundraising und Öffentlichkeitsarbeit in einem bestimmten Gebiet.

(2) Informationsstellen helfen vor allem bei der
a) Aufnahme und Pflege von Kontakten zu Einrichtungen, die als Kooperationspartner, Programmanbieter oder Unterstützer in Frage kommen;
b) Durchführung von Informationsveranstaltungen und Präsentationen;
c) Entwicklung regionaler Medien für die Öffentlichkeitsarbeit.

§ 19
Finanzierung

Für ihre Finanzierung stehen ausschließlich Mittel zur Verfügung, die die Informationsstelle selbst erwirtschaftet.

§ 20
Einrichtung

Vorbehaltlich der Genehmigung im Haushaltsplan kann der Vorstand eine Informationsstelle für ein bestimmtes Gebiet einrichten, wenn die erforderlichen personellen und finanziellen Voraussetzungen bestehen.

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