Anbieter-Dokumentation

Aufgabe

Rechtliche Gründe und die Lizenzordnung verlangen von Programmanbietern und Anbieterstellen, ihre Arbeit fortlaufend und umfassend zu dokumentieren. Systematisch geführt und richtig gepflegt, ist die in Orderform geführte Anbieter-Dokumentation alles andere als eine „tote“ Ablage, sondern ein zentrales und effektives Element der Programmarbeit. Nicht nur, weil Teile dieser Dokumentation auch dem Koordinationsbüro vorzulegen sind (z.B. über den Jahresbericht), sondern vor allem, weil sich auf ihrer Grundlage leicht Steckbrief, Portfolio und Präsentationsmappen erstellen lassen und im Notfall mit einem Handgriff auf wichtige Dokumente zurückgegriffen werden kann.

Mit der Anbieter-Dokumentation wird erreicht, dass:

1. alle Informationen zur Programmarbeit allen Verantwortlichen der Institution jederzeit in aktueller und einheitlicher Form zugänglich sind;

2. in rechtlicher Hinsicht wichtige Dokumente wie Elternbestätigungen bzw. -informationen oder Versicherungspolicen ständig griffbereit vorliegen;

3. neue Mitglieder des Leitungsteams leicht in ihre Aufgaben eingewiesen werden können und Amtswechsel leichter zu bewältigen sind;

4. die mit der Rolle eines Programmanbieters oder Anbieterstelle verbundene Leistung der Institution deutlich sichtbar sind.

Die Teilnahme-Dokumention jedes Jugendlichen bildet das Hauptergebnis der Programmarbeit authentisch ab und ist deshalb auch das Herz- und Glanzstück des Archivs. Mit den Kopien der ausgefüllten Planungs-, Dokumentations- und Auswertungsbogen aus Formularsammlung und Teilnehmer-Logbuch sowie der Begleitheft-Einträge bzw. Einzel- und Sammelzertifikate benötigt dieser Bereich auch den meisten Platz. Mehrere Ordner oder Fächer in der Hängeregistratur sind schnell gefüllt! Die Details sind in der Anleitung Teilnahme-Dokumentation beschrieben.

Bei der Erstellung des Ablageplans, der Festlegung der Ablagetechnik und der Dokumentation selbst sind die Vorgaben der Institution zu berücksichtigen, insbesondere in Bezug auf die Finanz- und Teilnehmerverwaltung sowie zu Datensicherheit und Datenschutz. Der Platz muss sicher, groß genug – und trotzdem für das Arbeiten leicht zugänglich sein. Ein weiteres Argument für einen eigenen Raum für die Programmarbeit …

Verwendungsmöglichkeiten

1. Amtsübergabe bzw. Einweisung neuer Mitglieder des Leitungsteams

2. Berichterstattung an die Leitung oder andere Gremien der Institution

3. Erstellung und Pflege von Präsentationen (z.B. Portfolio), Listen (z.B. von Teilnehmern) und Übersichten (z.B. Jahresbericht oder Steckbrief)

4. Finanzplanung und Kassenprüfung

5. Not-, Rechts- und Versicherungsfälle

6. Verlust von Abzeichen oder Urkunden

7. ....

Mögliche Elemente

1. Grundlagen der Programmarbeit

   1. Institution

      1. Beschluss der Institution zur Programmeinführung

      2. Leitbild der Einrichtung (falls das Programm aufgeführt ist) (z.B. Auszug aus dem Konferenzprotokoll)

      3. Versicherungspolicen

   2. Trägerverein

      1. Lizenz- oder Registrierungsantrag

      2. Lizenz- bzw. Registrierungsurkunde*)

2. Programmleitung

   1. Leitungsteam: Übersicht und Kontaktdaten*)

   2. Lehrgangsteilnahmen: Liste*)

   3. Lehrgangsteilnahmen: Urkunden (ggf. Kopie)

3. Ressourcen

   1. Finanzen

      1. Budget*)

      2. Inventarverzeichnis (inkl. Expeditionsausrüstung und Kartenverzeichnis)*)

   2. Expeditionen

      1. Liste der Expeditionsgebiete (mit Nummern der Topographischen Karten)*)

      2. Organisationsplan

4. Strategie

   1. „Jugendprogramm-Haus“ (Grundlehrgang)*)

   2. Entwicklungsplan*)

   3. Personalplan

   4. Jahresplan*)

   5. Notfallplan

5. Prozesse

   1. Ablageplan*)

   2. Regelungen zu Elternarbeit, Aufsichtspflicht und Versicherung*)

   3. Vorgaben für den Einsatz von Ausbildern, Aufsichtspersonen und Gutachtern („Helfergrundsätze“)*)

   4. System und Fixpunkte der internen Qualitätsentwicklung*)

   5. Erlaubnis zum Lastschrifteinzug

   6. Richtlinien für die Finanzverwaltung und Reisekostenabrechnung

6. Ergebnisse (alphabetisch)

   1. Vor-Ergebnisse

      1. Anbieterstellen: Liste (nur Sammellizenzen)*)

      2. Ansichtsexemplare aller Materialien (z.B. Flyer)*)

      3. Bestellungen, Rechnungen, Überweisungen

      4. CD-ROM mit Fotos, Präsentationen und anderen wichtigen elektronischen Daten

      5. Einladungen

      6. Helfer: Liste*)

      7. Helfer: Datenblätter

      8. Jahresbericht: aktueller Bericht*)

      9. Jahresbericht: Sammlung aller alten Berichte (Sammellizenzen: auch der Anbieterstellen)

      10. Jahresbericht: Statistik über die Jahre (ggf. im Steckbrief)*)

      11. Kontoauszüge (bei eigenem Konto)

      12. Kooperationspartner: Liste*)

      13. Kurzchronik*)

      14. Reisekostenabrechnungen

      15. Rundschreiben

      16. Schirmherrschaft (z.B. Bestätigungsbrief)*)

      17. Sitzungsprotokolle

      18. Steckbrief*)

      19. Veranstaltungsprogramme

      20. Zugangsdaten (z.B. E-Mail-Konten, Online-Verwaltung)

   2. Ergebnisse: einzelne

      1. Abschlüsse: Listen*)

      2. Abschlüsse: Betätigungen

      3. Expeditionsplanungen und -berichte

      4. Fotos: Verzeichnisse (z.B. von Alben, CDs oder großformatigen Fotos)*)

      5. Fotos: Sammlungen (z.B. Alben und CDs)

      6. Preise*)

      7. Presseartikel

      8. Registrierungen von Gold-Teilnehmern

      9. Stimmen zum Programm*)

      10. Teilnehmer: aktuelle Liste*)

   3. Ergebnisse: Persönliche Teilnehmer-Dokumentation

      1. Datenblatt

      2. Anmeldeformular (auch für externe Aktivitäten!)

      3. Gesamt- und Programmplaner

      4. Begleitheft-Einträge bzw. Einzelzertifikate

      5. Sammelzertifikate (Kopien)

      6. Evaluationsbogen

      7. Zeugnisse*)

      8. …

*) Kann direkt oder als Kopie in das Portfolio übernommen werden.