Portfolio zur Programmarbeit

Allgemeines

Programmanbieter und Anbieterstellen dokumentieren die Aktivitäten der Teilnehmer sowie ihre Arbeit insgesamt kontinuierlich und umfassend in der Online-Verwaltung sowie in der Anbieter-Dokumentation (für die die Online-Verwaltung wichtige Elemente „per Mausklick“ liefert). Teile dieser Dokumentation sind dem Trägerverein zum Beispiel bei der Bestellung von Abzeichen und Urkunden sowie im Jahresbericht vorzulegen. Weitere Informationen hierzu finden sich im Programmarbeitsband des Handbuchs sowie in speziellen Anleitungen der Leitermappe.

Für viele Zwecke – zum Beispiel die Einführung neuer Teammitglieder oder Gespräche mit der Leitung der Organisation bzw. potenziellen Kooperationspartnern und Sponsoren – ist die Anbieter-Dokumentation (viel) zu „groß“ und der Jahresbericht (etwas) zu „klein“. Ist die Anbieter-Dokumentation aber gut gepflegt, lässt sich der Jahresbericht in wenigen Minuten zu einer universell einsetzbaren Leistungsmappe des Programmanbieters oder der Anbieterstelle erweitern. Diese Mappe heißt Anbieter-Portfolio (kurz: Portfolio).

Ziel ist, dass das Arbeitssystem und dessen wichtigste Ergebnisse der Programmarbeit für die Darstellung nach innen und außen sowie die Programmentwicklung sichtbar werden. Hierfür ist das Portfolio nicht nur übersichtlich zu gliedern, sondern auch ansprechend zu gestalten. Von dem an der Programmentwicklung orientierten Gliederungsvorschlag dieser Anleitung kann jederzeit abgewichen werden (z.B. machen sich einige „Schlüsselergebnisse“ auch bereits in der Einführung sehr gut) und auch bezüglich der Standardelemente sind unterschiedliche Lösungen möglich.

Für viele Übersichten enthält die Formularsammlung Vorlagen, die ebenfalls jederzeit den örtlichen Bedürfnisse angepasst werden können. Geeignete Mappen gibt es im Handel.

Verwendungsmöglichkeiten

Das Portfolio ist nahezu universell einsetzbar. Die folgende Übersicht enthält die wichtigsten Verwendungsmöglichkeiten in alphabetischer Reihenfolge.

1. Anbieterpreis;

2. Anbietertagung;

3. Ausstellung;

4. Berichterstattung an die Leitung der Organisation oder deren Gremien;

5. Einführung neuer Teammitglieder;

6. Gespräche mit potenziellen Kooperationspartnern und Sponsoren;

7. Leitungslehrgang;

8. Sitzungen im Rahmen der Programmentwicklung (z.B. Jahresklausur);

9. Vor-Ort-Beratung.

Verwendungszweck bzw. Zielgruppe müssen bei der Zusammenstellung der Mappe berücksichtigt werden und führen zu leicht unterschiedlichen „Versionen“ z.B. für den Einsatz nach „innen“ (z.B. Programmentwicklung) und „außen“ (z.B. Fundraising).

Gliederung und Elemente

In der Regel werden Kopien und keine Originale verwendet. Weitere mögliche Elemente finden sich in der Anleitung zur Anbieter-Dokumentation.

1. Titelseite

2. Einführung

   1. Inhaltsübersicht

   2. Grußwort des Schirmherrn

3. Grundlagen der Programmarbeit

   1. Lizenz- bzw. Registrierungsurkunde

   2. Konstitution (Leitbild der Programmarbeit)

   3. Liste der Anbieterstellen (nur Sammellizenzen)*)

4. Elemente der Programmarbeit: Ermöglicher

   1. Leitung

      1. Leitungsteam: Übersicht und Kontaktdaten*)

   2. Strategie

      1. Entwicklungsplan*)

   3. Mitarbeiter

      1. Vorgaben für den Einsatz von Ausbildern, Aufsichtspersonen und Gutachtern („Helfergrundsätze“)

      2. Regelungen zu Aufsichtspflicht und Versicherung

   4. Partner & Ressourcen

      1. Jahresbudget

   5. Prozesse, Produkte und Dienstleistungen

      1. Jahresplan*)

      2. Ansichtsexemplare wichtiger eigener Materialien (z.B. Flyer)

      3. Regelungen zu Elternarbeit und Marketing

5. Elemente der Programmarbeit: Ergebnisse

   1. Teilnehmerergebnisse

      1. Teilnehmerzeugnisse

      2. Fotoausdrucke (z.B. zur Gliederung)

      3. aktuelle Teilnehmerliste*)

   2. Mitarbeiterergebnisse

      1. Helferliste

   3. Gesellschaftsbezogene Ergebnisse

      1. Stimmen zum Programm

      2. Presseartikel (Auswahl)

      3. Liste der Kooperationspartner

   4. Schlüsselergebnisse

      1. Steckbrief

      2. Kurzchronik

      3. Jahresstatistik: aktueller Stand*)

      4. Mehrjahresstatistik

*) Vgl. Jahresberichte